Контекст: с чем пришло агентство
Региональное агентство недвижимости среднего размера — несколько десятков активных объектов, штат риелторов, входящие обращения из разных каналов. До внедрения сделки вели в таблицах, объекты хранились в разрозненных папках, заявки с сайта и из мессенджеров нередко терялись. Руководитель не видел воронки в реальном времени, а риелторы дублировали одни и те же данные в нескольких местах.
Задачи, которые поставили перед внедрением:
- Собрать все входящие обращения в одном окне и перестать терять заявки.
- Выстроить отдельную воронку сделок для покупателей/арендаторов и отдельный учёт объектов.
- Автоматизировать рутинные уведомления: напоминания о показах, фиксация результатов.
- Дать руководителю сводный дашборд по менеджерам и статусам объектов.
- Обучить команду работать в системе без «параллельных таблиц».
Перед стартом настройки команда прошла стандартный опросный лист клиента перед внедрением Битрикс24 — это позволило точнее оценить объём и избежать переделок на поздних этапах.
Структура работ: 4 этапа и распределение часов
На схеме показан поток работ от аналитики до передачи системы в эксплуатацию. Каждый этап завершается конкретным результатом, который можно проверить и принять.
flowchart TD
A[Аналитика и ТЗ\n~10 ч] --> B[Базовая настройка Битрикс24\n~30 ч]
B --> C[Воронки, Смарт-процессы, автоматизация\n~28 ч]
C --> D[Интеграции и подключение каналов\n~7 ч]
D --> E[Обучение и запуск\n~5 ч]
| Этап | Содержание | Трудоёмкость |
|---|---|---|
| 1. Аналитика и ТЗ | Интервью с руководителем и риелторами, проектирование воронок, согласование карточек | ~10 ч |
| 2. Базовая настройка | Структура портала, права доступа, поля карточек, справочники | ~30 ч |
| 3. Воронки, Смарт-процессы, автоматизация | Воронка сделок, Смарт-процесс объектов, роботы и уведомления | ~28 ч |
| 4. Интеграции и каналы | Подключение сайта, мессенджеров, телефонии | ~7 ч |
| 5. Обучение и запуск | Групповое обучение с записью, гарантийная поддержка | ~5 ч |
| Итого | ~80 ч |
Этап 1. Аналитика и техническое задание (~10 часов)
Первый этап — интервью с руководителем и ключевыми сотрудниками. Бизнес-аналитик выясняет, как сейчас устроена работа с клиентами и объектами, где теряются данные, какие роли есть в команде.
По итогам формируется техническое задание — документ, в котором зафиксированы:
- Перечень воронок сделок и их стадии (до 15 стадий на воронку).
- Список полей карточек контактов, компаний, сделок (суммарно до 50 полей).
- Описание Смарт-процессов для объектов недвижимости и/или владельцев.
- Правила распределения входящих обращений между риелторами.
- Перечень таблиц и чек-листов, которые заказчик заполняет до старта настройки.
Результат этапа: согласованное ТЗ, на основании которого стартует настройка. Без него последующие работы превращаются в итерации переделок.
Этап 2. Базовая настройка портала (~30 часов)
Самый объёмный блок — «фундамент» системы. Включает:
Организационная структура и права доступа
- Создание структуры компании: руководитель, старшие риелторы, риелторы.
- Настройка ролей: кто видит чужие сделки, кто управляет базой объектов, кто только ведёт свои карточки.
- Скрытие лишних разделов Битрикс24, которые захламляют рабочее пространство.
Карточки и пользовательские поля
Для агентства недвижимости критично правильно настроить пользовательские поля в Битрикс24 — от этого зависит качество базы. Типовой набор полей для сделки покупателя:
- Тип объекта (квартира / дом / коммерция)
- Количество комнат, площадь, район
- Бюджет покупки/аренды
- Источник обращения
- Закреплённый объект (связь со Смарт-процессом)
- Статус ипотеки
Для карточки объекта (смарт-процесс) — адрес, площадь, цена, стадия продажи, ответственный риелтор, флаг выгрузки на площадки.
Связи между сущностями
Правильно выстроенные связи между сущностями позволяют из карточки покупателя сразу видеть привязанные объекты, а из карточки объекта — историю всех показов и потенциальных покупателей.
Этап 3. Воронки сделок, Смарт-процессы и автоматизация (~28 часов)
Воронка сделок для работы с покупателями и арендаторами
Типовая структура воронки для агентства недвижимости:
- Новая заявка
- Квалификация (выяснение потребности)
- Подбор объектов
- Показ назначен
- Показ проведён
- Переговоры / аванс
- Сделка / договор
- Успешно закрыто
На каждой стадии — роботы: автоматическое напоминание риелтору о показе, уведомление руководителю если сделка «зависла» без движения дольше заданного срока.
Смарт-процесс для учёта объектов
Объекты недвижимости — не сделки и не контакты, у них своя логика жизненного цикла. Смарт-процесс позволяет вести объекты со своими стадиями: «На оценке», «В рекламе», «Аванс подписан», «Продан/сдан». Подробнее об архитектуре такого решения — в статье Битрикс24 для агентства недвижимости: воронка, Смарт-процессы объектов и владельцев.
Автоматизация
В рамках 80-часового внедрения настраивается до 1–2 роботов в каждой воронке сделок. По нашему опыту, для старта достаточно покрыть:
- Автоматическое создание задачи риелтору при переходе на стадию «Показ назначен».
- Уведомление в Telegram или на почту при изменении стадии сделки.
- Напоминание руководителю о сделках без активности более N дней.
Более сложные цепочки роботов и триггеров — автоматические рассылки, скоринг лидов, многоступенчатые прогревы — как правило выходят за рамки базового внедрения и реализуются отдельным блоком.
Этап 4. Интеграции и подключение каналов (~7 часов)
Для риелторского агентства в базовый пакет интеграций обычно входят:
- Сайт — подключение форм обращения, чтобы заявки автоматически создавали лиды в CRM.
- Мессенджеры — WhatsApp и Telegram через открытые линии Битрикс24: все входящие сообщения попадают в единую очередь и не теряются.
- Телефония — привязка номера, запись звонков, автоматическая фиксация в карточке клиента.
Интеграции с внешними базами объектов (ЦИАН, Яндекс.Недвижимость, Авито) через специализированные приложения — оцениваются отдельно, поскольку требуют настройки выгрузки фидов и управления рекламными размещениями.
Этап 5. Обучение и запуск (~5 часов)
Завершающий этап — групповое обучение команды с записью экрана. Формат: удалённая сессия, 2 часа, возможность задавать вопросы. Запись остаётся у клиента для адаптации новых сотрудников.
Что входит в обучение:
- Работа с воронкой сделок: карточки, стадии, дела и задачи.
- Работа со Смарт-процессом объектов.
- Фильтры и поиск по базе.
- Базовые отчёты по менеджерам и объектам.
- Коммуникации: чаты, мессенджеры, звонки из карточки.
После обучения — 2 недели гарантийной поддержки: исправление ошибок настройки, ответы на вопросы команды. Подробнее о том, как выбрать формат обучения, — в статье базовое vs расширенное обучение Битрикс24.
Что получает агентство на выходе
По завершении 80-часового внедрения агентство недвижимости получает:
- Единую базу клиентов — все контакты и история взаимодействий в одном месте, без дублей.
- Воронку сделок с настроенными стадиями, полями и автоматизацией под процессы агентства.
- Смарт-процесс объектов — отдельный реестр с жизненным циклом каждого объекта.
- Подключённые каналы — заявки с сайта, мессенджеры, телефония приходят в CRM автоматически.
- Дашборд для руководителя — базовые срезы по сделкам, менеджерам, источникам обращений.
- Обученную команду — сотрудники умеют работать в системе и не возвращаются к таблицам.
Что не входит в базовые 80 часов: сложные интеграции с внешними агрегаторами объявлений, разработка нестандартных отчётов, настройка КЭДО, многоуровневые маркетинговые воронки прогрева. Эти работы оцениваются отдельно по факту потребности.