Роботы и триггеры в воронке Битрикс24: 7 полезных автоматизаций

Роботы и триггеры — это встроенная автоматизация CRM Битрикс24, которая работает прямо внутри воронки, без программирования и сторонних инструментов. Чем раньше вы их настроите, тем меньше менеджеры будут «забывать» звонить, отправлять документы и передавать сделки дальше.

Чем роботы отличаются от триггеров

Это два разных механизма, которые дополняют друг друга.

Роботы — активная сторона. Когда сделка попадает на стадию, робот выполняет действие: отправляет письмо, ставит задачу, создаёт документ, уведомляет сотрудника, переносит карточку в другую воронку.

Триггеры — реактивная сторона. Они отслеживают события: клиент открыл письмо, оплатил счёт, изменилось поле в карточке. Когда событие произошло — триггер сам двигает сделку на нужную стадию.

Вместе они образуют систему, в которой воронка живёт, а не просто отображает статусы.

Механизм	Что делает	Когда срабатывает
Робот	Выполняет действие (письмо, задача, документ, уведомление)	При попадании на стадию
Триггер	Меняет стадию сделки	При наступлении события (оплата, открытие письма, изменение поля)

Настройка открывается через вкладку Роботы в режиме просмотра воронки (канбан или список) — там же размещены и триггеры.

---

Как устроена настройка: базовые параметры

Прежде чем разбирать сценарии — несколько важных деталей настройки, которые влияют на логику работы.

Параметры роботов

У каждого робота три стандартных поля:

• По очереди — выполнить после предыдущих роботов или независимо от них.
• Когда — сразу при попадании на стадию или через заданное время (например, через 2 часа).
• При условии — сработать только для определённых сделок. Например, только если сумма больше 50 000 ₽ или тип сделки — «Сервисное обслуживание».

Параметры триггеров

• При условии — фильтрация по элементу (только повторные сделки, только конкретный ответственный).
• Изменять стадию от имени — по умолчанию от имени ответственного, но можно указать другого пользователя.
• Разрешить переход на предыдущую стадию — полезно, если клиент вернулся на шаг назад.

Правило «При условии» — ключевое. Без него робот или триггер сработает на все сделки подряд, что часто создаёт шум.

---

7 сценариев автоматизации воронки

Ниже — конкретные связки «триггер → робот → результат», которые встречаются в типовых проектах внедрения. Ориентир по практике АС Проект: в одной воронке настраивается от 5 до 15 роботов в зависимости от сложности процесса.

Сценарий 1. Автозадача менеджеру при входе сделки

Где: стадия «Новые» / «Первый контакт»
Робот: Поставить задачу
Логика: когда сделка попадает на стадию, робот автоматически создаёт задачу с названием из карточки (например, «Позвонить: {Название сделки}»), назначает ответственного и устанавливает дедлайн — через 2 часа.

Менеджер больше не выбирает, что делать дальше: задача уже висит в его списке. Это особенно важно при высоком потоке входящих — ни один лид не теряется без следа.

При настройке задачи можно подставить в название данные из карточки: имя клиента, дату заказа, номер сделки. Так задача сразу читаема в общем списке.

---

Сценарий 2. Письмо клиенту с документом

Где: стадия «Подготовка документов»
Робот: Создать документ → Отправить письмо клиенту
Логика: сделка переходит на стадию — робот создаёт документ по шаблону (КП, договор, счёт), второй робот сразу отправляет его клиенту на email.

Для разных типов сделок можно задать разные шаблоны документов. Пример: тип «Сервисное обслуживание» — один шаблон КП, тип «Поставка» — другой. Это настраивается через условие «При условии: Тип равно …».

Подробнее о генерации документов по шаблонам — в статье про шаблоны документов в Битрикс24.

---

Сценарий 3. Уведомление руководителю при просрочке

Где: стадия «Новые заказы» (или любая входящая)
Робот: Уведомить руководство
Логика: если менеджер не перезвонил клиенту и не сдвинул сделку дальше за установленное время — руководитель получает уведомление.

Это прямой инструмент контроля без микроменеджмента: РОП видит нарушения регламента, не мониторя воронку вручную. Конкретные сроки (1 час, 4 часа, сутки) согласуются на этапе внедрения под регламент компании.

---

Сценарий 4. Эскалация просрочки через задачу

Где: любая промежуточная стадия
Роботы: Поставить задачу (с напоминанием) + Уведомить руководство (через N часов)
Логика: если карточка сделки пролежала на стадии дольше регламентированного времени без обработки — сначала менеджер получает задачу-напоминание, затем (если не реагирует) — уведомление уходит руководителю.

По практике АС Проект, настройка такой двухступенчатой эскалации — один из самых востребованных сценариев в проектах автоматизации. Детали (сроки, кому уходит уведомление) фиксируются в ТЗ на внедрение.

---

Сценарий 5. Триггер на оплату счёта

Где: стадия «Счёт выставлен»
Триггер: Счёт оплачен
Логика: клиент оплатил — триггер сам переводит сделку на стадию «Оплата получена» без участия менеджера. Дальше на новой стадии уже работают роботы: ставят задачу на отгрузку, уведомляют склад через смарт-процесс.

Это исключает ситуацию, когда деньги пришли, а сделка всё ещё висит на «Счёт выставлен» — просто потому что менеджер не заглянул в систему.

---

Сценарий 6. Смена воронки после успешной сделки

Где: стадия «Сделка успешна»
Робот: Сменить воронку
Логика: при закрытии сделки робот автоматически создаёт карточку в следующей воронке — например, «Дополнительные услуги» или «Постпродажное сопровождение». Все нужные данные передаются из исходной карточки.

В типовых проектах практикуется сохранение копии в исходной воронке для статистики — чтобы данные о закрытых сделках не пропадали из аналитики. Это особенно актуально, если вы смотрите отчёты и дашборды по воронкам.

Связка воронок через этого робота хорошо работает в длинных продажах — подробнее о таких процессах в материале про воронку проектных продаж.

---

Сценарий 7. Связь сделки со смарт-процессом (рабочее место другого отдела)

Где: стадия «Договор»
Робот: Создать элемент смарт-процесса
Логика: менеджер перевёл сделку на стадию готовности к договору — робот автоматически создаёт заявку в смарт-процессе юридического отдела. Юристы видят новую задачу у себя в рабочем пространстве, не заходя в CRM продаж.

Это прямая связь между отделами без мессенджеров и устных договорённостей. Аналогично работает передача на склад, логистику, финансовый отдел.

---

Таблица: типовые связки триггер → робот → результат

Стадия / событие	Тип	Инструмент	Результат
Новая сделка	Робот	Поставить задачу	Менеджер получает задачу с дедлайном
Сделка висит N часов	Робот	Уведомить руководство	РОП видит нарушение регламента
Подготовка документов	Робот	Создать документ + Отправить письмо	Клиент получает КП/договор автоматически
Счёт оплачен	Триггер	Смена стадии	Сделка переходит без участия менеджера
Клиент открыл письмо	Триггер	Смена стадии	Сделка возвращается в активную обработку
Сделка успешна	Робот	Сменить воронку	Карточка создаётся в воронке допуслуг
Готовность к договору	Робот	Создать элемент смарт-процесса	Заявка уходит юристам или другому отделу

---

Как всё это выглядит в потоке

На схеме показано, как сделка движется по воронке с включёнными роботами и триггерами: каждый переход на стадию запускает цепочку автоматических действий, а триггеры следят за событиями на стороне клиента и двигают карточку обратно в активную зону.

flowchart TD
    A[Новая сделка] --> B[Робот: Поставить задачу менеджеру]
    B --> C{Менеджер обработал?}
    C -- Нет, N часов -- > D[Робот: Уведомить руководителя]
    C -- Да --> E[Стадия: Коммерческое предложение]
    E --> F[Робот: Создать документ + Отправить письмо]
    F --> G{Клиент открыл письмо?}
    G -- Да --> H[Триггер: Смена стадии → КП просмотрено]
    G -- Нет, 2 дня --> I[Робот: Повторное письмо / напоминание]
    H --> J[Стадия: Счёт выставлен]
    J --> K{Счёт оплачен?}
    K -- Да --> L[Триггер: Смена стадии → Оплата получена]
    L --> M[Робот: Создать элемент смарт-процесса / Сменить воронку]

---

Сколько роботов нужно на воронку

Ориентир по практике АС Проект из планов работ на внедрение:

• Базовая воронка (до 7–8 стадий): 5–8 роботов — это стартовый минимум для нового портала.
• Средняя воронка (8–12 стадий): 10–15 роботов, плюс 2–10 бизнес-процессов.
• Сложная воронка (длинный цикл, несколько отделов): 15+ роботов, смарт-процессы на смежные отделы.

Эти цифры — не предел, а типичный диапазон для первого этапа внедрения. Добавлять роботов проще, чем убирать лишние — поэтому лучше начинать с ключевых болей, а не пытаться автоматизировать всё сразу.

Если вы на этапе аудита существующего портала — посмотрите, сколько часов в реальности занимает такая работа, в материале про аудит Битрикс24.

Также учтите: для сложных нелинейных процессов (согласование, КЭДО, многоэтапные заявки) роботов в воронке уже недостаточно — там нужны смарт-процессы Битрикс24.

---

Типичные ошибки при настройке

Роботы без условий. Если не задать условие «При условии», робот срабатывает на все сделки. Менеджеры получают задачи и письма там, где они не нужны — и начинают игнорировать уведомления.

Нет задержки на уведомление руководителю. Если поставить «Уведомить руководство» без задержки — РОП будет получать алерты в момент перехода сделки, а не через час простоя. Это раздражает и обесценивает инструмент.

Цепочки без «по очереди». Когда несколько роботов стоят на одной стадии и выполняются одновременно — порядок их работы не гарантирован. Для связанных действий (сначала создать документ, потом его отправить) обязательно ставьте флаг «По очереди».

Копирование роботов между воронками без адаптации. Скопированный робот часто содержит жёстко прописанные значения полей — они могут не совпадать с новой воронкой. Всегда проверяйте настройки после копирования.