Что такое Смарт-процесс и чем он отличается от сделки
Из договоров на внедрение, которые мы используем в работе:
Смарт-процессы — инструмент системы, который позволяет создавать новые элементы CRM (сущности) и настраивать их под задачи компании.
Сделки — сущность для управления продажами, взаимодействия с клиентами и фиксации поэтапного процесса продаж до завершения сделки (успешного или неуспешного).
Ключевое различие — в назначении:
| Критерий | Сделка | Смарт-процесс |
|---|---|---|
| Назначение | Управление продажей | Любая кастомная сущность |
| Воронка | Зафиксирована как «воронка продаж» | Настраивается с нуля |
| Поля карточки | Типовой набор + пользовательские поля | Полностью кастомные |
| Связь с клиентом | Обязательная (контакт/компания) | Опциональная |
| Автоматизация | Роботы и бизнес-процессы | Роботы и бизнес-процессы |
По сути, Смарт-процесс — это своя мини-система учёта внутри CRM-блока Битрикс24: нужные стадии, нужные поля, нужные права доступа.
Где Смарт-процессы работают лучше сделок
Реестры и справочники
Самый частый сценарий в нашей практике — корпоративные реестры:
- реестр договоров и приложений к ним;
- реестр оборудования;
- реестр гарантийных случаев;
- реестр входящей корреспонденции.
Сделка для этого не подходит. У неё нет логики «хранилища записей» — она заточена под воронку с конечным статусом «выиграно» или «проиграно». Смарт-процесс живёт как список с переходом по стадиям. Ровно то, что нужно реестру.
Подробнее — в статье про реестр учёта корреспонденции в Битрикс24.
Согласование расходов и внутренние заявки
Смарт-процесс «Согласование расходов» — классика внутренней автоматизации без продаж. Здесь нужно:
- разграничить доступ по стадиям (инициатор видит только свои заявки, руководитель — все);
- настроить маршрут с ветками возврата при отказе;
- хранить историю решений прямо внутри карточки.
Сделка и лид здесь только мешают — они тянут за собой логику клиентской работы, которая тут не нужна. Подробнее о маршрутах — в статье Маршруты согласования документов в Битрикс24.
HR-процессы
График отпусков, реестр отгулов, учёт адаптации новых сотрудников — всё это удобно вести через Смарт-процессы. Подробнее — в статье График отпусков и реестр отгулов в Битрикс24 через Смарт-процессы.
Связанные с продажами операционные объекты
Мы видим такую картину в большинстве проектов: сделка фиксирует факт продажи, а Смарт-процессы берут на себя операционную часть. Два характерных примера:
- «Услуги по товарам» — соотношение товаров из каталога и сопутствующих услуг. При выборе товара в сделке услуги добавляются в карточку автоматически.
- «Товары в закупку» — когда сделка переходит на стадию «Поставка материала», на каждый товар из сделки автоматически создаётся элемент Смарт-процесса с отметкой о наличии на складе. Это уже отдельная маленькая система, а не просто поле.
В обоих случаях Смарт-процесс — вспомогательная сущность рядом со сделкой, а не её замена.
Где Смарт-процессы не заменят CRM
Управление воронкой продаж
Стандартная воронка продаж — это область сделок. Годами вокруг неё выросла инфраструктура: история коммуникаций, привязка звонков и писем, аналитика по менеджерам, автоматические напоминания. Смарт-процесс всего этого не получил.
Если попытаться «переселить» воронку продаж в Смарт-процесс, потеряете:
- хронологию коммуникаций — звонки, письма и чаты нативно не привязываются;
- стандартные отчёты по продажам;
- часть автоматизаций, завязанных именно на сущность «сделка».
О том, как правильно выстраивать воронки, — в статье Воронка проектных продаж в Битрикс24.
Квалификация входящих обращений
Лид — специализированная сущность для сбора всех клиентских обращений и их квалификации на целевые и нецелевые. Логика конвертации лида в сделку, контакт или компанию встроена и хорошо отработана. У Смарт-процесса этой логики нет.
Товарный учёт и счета
Товарные позиции, счета, типовые документы — всё это завязано на сделку через стандартные механизмы Битрикс24. Смарт-процесс может хранить ссылку на товар через привязку к каталогу, но полноценного товарного учёта на его базе не построить.
Как Смарт-процесс взаимодействует со сделкой
На схеме ниже — как Смарт-процессы встраиваются в общий поток работы. Сделка остаётся центральной сущностью для продаж, Смарт-процессы обслуживают операционные и внутренние задачи и возвращают данные обратно в сделку через автоматизации.
flowchart LR
LEAD[Лид] --> DEAL[Сделка]
DEAL -->|стадия «Поставка»| SP1[Смарт-процесс\nТовары в закупку]
DEAL -->|выбор товара| SP2[Смарт-процесс\nУслуги по товарам]
SP2 -->|автодобавление услуги| DEAL
SP1 -->|отметка о наличии| DEAL
DEAL -->|завершение| REG[Смарт-процесс\nРеестр договоров]
INTERNAL[Сотрудник] --> SP3[Смарт-процесс\nСогласование расходов]
SP3 -->|уведомление| BOSS[Руководитель]
Автоматизация Смарт-процессов: роботы и бизнес-процессы
Смарт-процессы поддерживают те же инструменты автоматизации, что и сделки:
- Роботы — автоматические действия при смене стадии: отправить уведомление, поставить задачу, создать документ.
- Бизнес-процессы — цепочки действий, которые запускаются вручную или при изменении полей карточки; могут иметь несколько конечных результатов.
Нюанс: бизнес-процессы для Смарт-процессов настраиваются отдельно — они не наследуют ничего из воронки сделок. Это и плюс (изолированность), и минус (нет готовых шаблонов, всё с нуля).
Подробнее про технику автоматизации — в статье Роботы и триггеры в воронке Битрикс24.
Разработчикам, которым нужно получать данные Смарт-процессов через API: вебхуки здесь имеют свои особенности выборки полей — подробности в техническом гайде по вебхукам Смарт-процессов.
Критерии выбора: сделка или Смарт-процесс
Таблица как экспресс-проверка при проектировании системы:
| Вопрос | Ответ «Да» → | Ответ «Нет» → |
|---|---|---|
| Это процесс продажи клиенту? | Сделка | Смарт-процесс |
| Нужна история коммуникаций (звонки, письма)? | Сделка | Смарт-процесс |
| Нужен собственный набор полей, не связанный с клиентом? | Смарт-процесс | Сделка |
| Это внутренний реестр или справочник? | Смарт-процесс | Сделка |
| Нужно согласование без привязки к клиенту? | Смарт-процесс | Сделка |
| Нужна аналитика по продажам (план/факт)? | Сделка | Смарт-процесс |
Правило из практики: нет обязательного клиента и нет завершения продажей — почти наверняка это Смарт-процесс.
Тарифные ограничения
Не все сценарии доступны на базовых тарифах. По нашему опыту:
- Связка Смарт-процесса с товарным каталогом (например, сопоставление товаров и услуг) работает только на тарифе «Профессиональный».
- Автоматическое создание элементов Смарт-процесса из сделки при смене стадии — тоже не ниже «Профессионального».
- Базовые реестры (договоры, входящие документы) работают уже на «Стандартном».
Тариф нужно фиксировать в техническом задании до начала проектирования — от него зависит, какие сценарии вообще реализуемы. Как правильно описывать такие ограничения в ТЗ — в статье Структура ТЗ на доработку Битрикс24: 12 обязательных блоков.