Контекст: что было до внедрения
Крупная инжиниринговая компания одновременно вела более 50 проектов — строительство объектов, сопровождение этапов работ, взаимодействие с подрядчиками и заказчиками. Информация о проектах хранилась разрозненно: часть в таблицах, часть в почте, часть в разговорах. Руководство не имело единой точки входа, чтобы быстро оценить статус каждого проекта, загрузку команды и состояние документов.
Ключевые проблемы до внедрения:
- Отсутствие единого реестра проектов с актуальными статусами
- Договоры согласовывались по почте без фиксации версий и сроков
- Дополнительные работы и изменения не отражались системно
- Не было аналитики по загрузке сотрудников и срокам исполнения
Задачи, поставленные перед внедрением
По итогу аналитических встреч с командой были зафиксированы следующие первоочередные задачи:
- Создать реестр проектов как центральную точку управления портфелем
- Выстроить воронку объектов (сделок) для детализации хода работ по каждому зданию или этапу
- Автоматизировать согласование договоров и контроль их исполнения
- Организовать учёт дополнительных работ и исполнительной документации
- Получить аналитику по загрузке сотрудников и просроченным задачам
Перед запуском настройки был подготовлен детальный технический план работ с описанием стадий каждой воронки, полей карточек, логики автоматизаций и прав доступа.
Архитектура решения: какие сущности задействованы
Для решения задач была выбрана связка Смарт-процессов и воронок сделок. Смарт-процессы отвечают за реестры и административные процессы, воронки сделок — за операционную работу с объектами.
Ниже показана общая схема взаимосвязи сущностей в системе. Реестр проектов является центральным элементом, к которому привязаны объекты (сделки), договоры, дополнительные работы, задачи и документация.
flowchart TD
RP[Реестр проектов\nСмарт-процесс] --> OB[Объекты / Этапы\nВоронка сделок]
RP --> DOG[Воронка договоров\nСмарт-процесс]
OB --> DOP[Дополнительные работы\nСмарт-процесс]
OB --> IDOC[Исполнительная документация\nСмарт-процесс]
OB --> TSK[Задачи сотрудников]
DOG --> TSK
DOP --> TSK
Такая архитектура позволяет из любой точки системы перейти к связанным объектам: из карточки проекта — к его договорам, из договора — к задачам на согласование, из задачи — к исполнителю.
Подробнее о том, как строятся связи между сущностями в Битрикс24, читайте в статье «Связи между сущностями в Битрикс24».
Смарт-процесс «Реестр проектов»: структура карточки
Основной Смарт-процесс — точка входа для всего портфеля. Каждый проект — отдельный элемент с заполненной карточкой.
Карточка проекта содержит:
| Блок | Поля |
|---|---|
| Основные данные | Название, заказчик, ответственные лица |
| Сроки | Дата начала, плановая дата завершения |
| Финансы | Бюджет, источник финансирования |
| Исполнение | Список подрядчиков, этапы выполнения работ |
| Документация | Ссылки на документацию, файлы |
Статус проекта отслеживается через стадии воронки Смарт-процесса: от «Инициации» до «Завершён». Руководитель в любой момент видит, сколько проектов находится на каждой стадии — в режиме канбана или списка.
Настройка пользовательских полей карточек описана в отдельной статье: «Пользовательские поля в Битрикс24».
Воронка объектов (сделок): детализация хода работ
На каждый проект создаётся одна или несколько сделок — по числу объектов или этапов строительства. Сделка привязана к родительскому проекту и наследует ключевые данные: заказчика, ответственного, сроки.
Внутри сделки ведётся оперативная работа:
- Фиксируются изменения по ходу работ и ответственные лица
- Хранится вся необходимая документация
- Запускаются автоматизированные процессы: согласование актов, технические проверки, уведомления
- Создаются задачи с напоминаниями для сотрудников
Роботы внутри воронки автоматически создают задачи при переходе сделки на новую стадию — это исключает ситуацию, когда следующий шаг «теряется» из-за человеческого фактора. Подробнее о настройке таких автоматизаций — в статье «Роботы и триггеры в воронке Битрикс24».
Согласование договоров: отдельная воронка
Для договоров настроен отдельный Смарт-процесс с собственной воронкой. Это позволяет отделить операционную работу по объектам от юридической и финансовой документации.
Что фиксируется в воронке договоров:
- Ключевые условия: стоимость, сроки исполнения, ответственные
- Текущий этап согласования (инициирован → на согласовании → подписан → в исполнении)
- Уведомления ответственным при переходе между стадиями
- Связь с конкретным проектом и объектом
Прозрачность процесса согласования обеспечивается тем, что каждое изменение фиксируется в истории карточки. Ни одна версия договора не теряется. О том, как выстраивать многоуровневые цепочки согласования, читайте в статье «Маршруты согласования документов в Битрикс24».
Дополнительные работы и исполнительная документация
Отдельный Смарт-процесс закрывает одну из самых болезненных для проектных компаний задач — учёт изменений и закрывающих документов.
В рамках этого процесса:
- Фиксируются дополнительные соглашения и изменения к договорам
- Ведётся реестр актов выполненных работ
- Документы автоматически связываются с соответствующими объектами и проектами
- Настроены уведомления для согласующих сторон — как внутри компании, так и для внешних контрагентов
Это позволяет контролировать, на каком этапе находится каждый закрывающий документ, не задавая лишних вопросов исполнителям.
Задачи и аналитика по загрузке команды
Задачи в Битрикс24 создаются двумя способами: вручную из карточки проекта или сделки, а также автоматически — роботами при смене стадии.
Для управления загрузкой настроены группы в блоке «Задачи и проекты»:
- Проектный отдел
- Административный отдел
- Отдел технического сопровождения
Группировка позволяет в одном отчёте видеть, сколько задач у каждого сотрудника, какие просрочены, какие завершены в срок. Стандартный отчёт по задачам Битрикс24 даёт срез в разрезе исполнителей и групп — это основа для контроля загруженности команды на портфеле из 50+ проектов.
О настройке отчётов и дашбордов подробнее читайте в «Отчёты и дашборды в Битрикс24».
Этапы внедрения
Проект реализован поэтапно:
- Аналитика процессов — встречи с командой заказчика, составление технического задания с описанием всех воронок, полей, автоматизаций и прав доступа
- Базовые настройки — подготовка портала, оргструктура, права доступа, аккаунты сотрудников, корпоративная почта
- Настройка Смарт-процессов и воронок — реестр проектов, воронка объектов, воронка договоров, дополнительные работы и исполнительная документация
- Автоматизации — роботы и бизнес-процессы внутри каждой воронки: уведомления, создание задач, смена стадий
- Настройка отчётов — аналитика по задачам, загрузке сотрудников, статусам проектов
- Обучение — групповое обучение сотрудников с записью экрана и разбором типовых сценариев работы
- Тестирование и правки — самостоятельная проверка заказчиком, внесение корректировок
- Передача на гарантийную поддержку
Что получила компания
По итогу внедрения компания получила единую рабочую среду для управления всем портфелем проектов:
- Реестр проектов — один экран с актуальным статусом каждого из 50+ проектов
- Прозрачность по объектам — вся документация, задачи и история изменений привязаны к конкретной сделке
- Контроль договоров — этап согласования любого договора виден в реальном времени
- Учёт дополнительных работ — изменения и закрывающие документы не теряются
- Аналитика по команде — руководитель видит загрузку каждого отдела в разрезе групп задач
- Автоматизация рутины — переход сделки на новую стадию автоматически создаёт задачи для нужных сотрудников