Что такое маршрут согласования в Битрикс24
Бизнес-процесс согласования — это настроенная цепочка задач, которую система запускает автоматически: по нажатию кнопки сотрудником или при изменении поля в карточке. Каждый шаг цепочки назначается конкретному участнику, который выносит «вердикт» и при желании оставляет комментарий. Система фиксирует всё — от даты начала до итогового варианта документа.
При инициации бизнес-процесса запрашиваются основные параметры документа: дата, номер, сумма и другие реквизиты. Участники на каждом этапе видят актуальный пакет файлов и историю предыдущих согласований.
Маршруты согласования чаще всего применяются для:
- договоров и дополнительных соглашений с контрагентами;
- спецификаций и приложений к договорам;
- служебных записок внутри компании;
- счетов на оплату выше определённого порога.
Подробнее о том, как выглядит базовый бизнес-процесс согласования договора, — в статье «Согласование договоров в Битрикс24: рабочий бизнес-процесс».
Архитектура многоуровневого маршрута
По нашему опыту, типовой маршрут согласования включает три структурных элемента: последовательные этапы, параллельные ветки и условные развилки.
flowchart TD
INIT[Инициатор загружает документ] --> PARAMS[Заполнение параметров: дата, номер, сумма]
PARAMS --> COND{Условие: тип/сумма документа}
COND -- Ветка A --> SEQ1[Согласующий 1]
SEQ1 --> SEQ2[Согласующий 2]
SEQ2 --> SEQ3[Согласующий 3]
COND -- Ветка B --> PAR1[Согласующий по технике]
PAR1 --> SEQ2
SEQ3 --> RESULT{Итог}
RESULT -- Согласован --> ARCHIVE[Статус: Согласован, реестр]
RESULT -- Не согласован --> RETURN[Возврат на инициатора для корректировки]
RETURN --> INIT
Последовательные этапы
Документ движется от одного согласующего к следующему строго по очереди. Это стандартная схема для договоров, где требуется визирование: сначала юрист, затем финансовый директор, затем генеральный директор.
Параллельные этапы
Несколько согласующих получают задачу одновременно. Применяется, когда экспертизы независимы — например, юрист и технический специалист могут проверять договор параллельно. В типовом проекте допускается до 3 параллельных этапов в одном маршруте.
Условные развилки
Маршрут разветвляется по принципу «если-то». Например: счёт до определённой суммы идёт только к руководителю отдела, счёт выше порога — дополнительно к финансовому директору. В стандартной конфигурации предусмотрено до 2 развилок на один маршрут.
Параметры и ограничения типового проекта
Ниже — параметры, которые фиксируются на этапе согласования технического задания. Выходы за их границы обсуждаются отдельно и настраиваются, если не являются трудоёмкими.
| Параметр | Типовое значение |
|---|---|
| Участников в одном бизнес-процессе | до 7–9 человек |
| Развилок «если-то» на маршрут | до 2 |
| Параллельных этапов на маршрут | до 3 |
| Веток возврата на инициатора | до 1 |
| Отдельных маршрутов в рамках проекта | согласуется индивидуально |
Возможна настройка ветки возврата документа на инициатора для корректировки с последующим запуском нового процесса согласования — это стандартный механизм доработки документа без потери истории.
Реестр согласований: где хранятся статусы
Каждый запущенный бизнес-процесс создаёт элемент в реестре — универсальном списке или смарт-процессе. Реестр позволяет в любой момент найти нужный документ, увидеть его текущий статус и историю движения.
Типовой набор полей реестра согласований:
| Поле | Тип | Как заполняется |
|---|---|---|
| Название документа | Строка | Автоматически (по шаблону) |
| Тип / вид документа | Список | Инициатором при запуске |
| Контрагент | Строка | Инициатором |
| Статус | Список: В работе / Согласован / Не согласован | Автоматически |
| Дата начала согласования | Дата и время | Автоматически |
| Дата окончания согласования | Дата и время | Автоматически |
| Текущий согласующий | Ссылка на сотрудника | Автоматически |
| Лог | Текст | Автоматически |
| Итоговый вариант документа | Файл | Автоматически |
| Инициатор | Ссылка на сотрудника | Автоматически |
Для служебных записок с переменным составом согласующих поля «Согласующий 1–5» заполняются инициатором вручную при выборе вида «Прочие СЗ» — система подхватывает их в маршрут автоматически.
Типы документов: один реестр или несколько
В зависимости от количества видов документов реестры могут объединяться или разделяться. Из нашей практики: для крупных проектов настраиваются отдельные реестры под каждый маршрут, чтобы поиск и фильтрация работали без избыточных полей.
Примеры маршрутов, которые реализуются в рамках одного проекта:
- Договоры и доп. соглашения — с разбивкой по видам: купля-продажа, аренда, услуги, прочие коммерческие и некоммерческие.
- Спецификации — отдельный процесс или ветка внутри договорного маршрута.
- Служебные записки — с фиксированными видами (списание, выставление документов без оснований и др.) и свободным видом «Прочие СЗ».
- Счета на оплату — с условной развилкой по сумме и наличию технического согласующего.
Если процессов много, рекомендуем заранее пройти аудит текущего состояния портала — это поможет определить приоритеты и избежать дублирования логики.
Уведомления и контроль сроков
Уведомление согласующего — обязательный элемент любого маршрута. Битрикс24 поддерживает несколько каналов: задача в системе, уведомление в ленте, сообщение на корпоративную почту. На этапе бизнес-аналитики выбирается подходящий инструмент — задача, смарт-процесс, внутренний чат или другой механизм.
Автоматический контроль просрочки настраивается через роботов: если согласующий не ответил в установленный срок, система отправляет повторное напоминание или эскалирует задачу руководителю.
Для проектов с внешними участниками (например, согласование заявок на расход контрагентом) применяется мини-сайт — внешняя страница с формой, ссылка на которую автоматически отправляется письмом. Участник согласует или отклоняет документ без доступа к порталу.
Связь с другими процессами Битрикс24
Согласование документов редко существует изолированно. Типовые точки интеграции внутри портала:
- Сделки CRM — договор привязывается к карточке сделки; при переходе на стадию «Договор подписан» данные могут передаваться в 1С. Подробнее об этом — в статье «Интеграция Битрикс24 и 1С».
- Смарт-процессы — реестр договоров, приложений к договорам и исполнительной документации ведётся параллельно с процессами согласования. О возможностях смарт-процессов для подобных задач — в статье «Смарт-процессы Битрикс24: когда они заменяют CRM, а когда нет».
- Отдел снабжения — цепочки согласования заявок на закупку и оплату встраиваются в общий контур. Подробнее: «Автоматизация отдела снабжения в Битрикс24».
- КЭДО — электронное подписание документов после согласования. Детали внедрения — в статье «КЭДО в Битрикс24: пошаговый план внедрения за 30 дней».
Сроки и стоимость настройки
Настройка бизнес-процессов согласования — отдельный этап проекта внедрения. По нашему опыту:
- Базовый пакет (до 3 бизнес-процессов, до 5 участников в каждом, последовательные и параллельные сценарии) — от 33 000 руб.
- Расширенный пакет (несколько маршрутов, реестры на базе универсальных списков или смарт-процессов, до 9 участников, условные развилки, уведомления) — от 180 000 руб.
- Срок выполнения — как правило, 4 недели с момента подписания приложения.
В стоимость входит двухчасовое групповое обучение сотрудников работе с согласованиями и уведомлениями с записью экрана.