Зачем автоматизировать согласование счетов
Без системного маршрута согласование счёта проходит через мессенджеры, электронную почту или устные просьбы. Это создаёт предсказуемые проблемы:
- счёт теряется или зависает на одном из участников;
- нет фиксации, кто и когда принял решение;
- при возврате на корректировку история переписки путается;
- финансовый директор не видит общей картины по платежам в реальном времени.
Бизнес-процесс (БП) в Битрикс24 — это цепочка автоматических действий, запускаемых вручную или по триггеру. Один настроенный БП полностью ведёт счёт от момента создания до подтверждения оплаты и получения закрывающих документов, фиксируя каждый шаг в системе.
Смежная задача — согласование договоров — решается аналогичным способом: подробнее об этом в статье про согласование договоров в Битрикс24.
Участники процесса и их роли
В типовом бизнес-процессе выставления и согласования счёта участвуют три роли:
| Роль | Что делает |
|---|---|
| Инициатор запроса счёта | Создаёт элемент в реестре, заполняет параметры, согласовывает счёт с клиентом |
| Бухгалтер | Получает задание, формирует счёт, прикрепляет файл, вносит номер счёта |
| Финансист | Контролирует статус оплаты, работает с закрывающими документами |
Распределение заданий между бухгалтерами может строиться по признаку юридического лица, от имени которого выставляется счёт. Это особенно актуально для компаний с несколькими юрлицами или работающих на нескольких рынках.
Поля карточки: что фиксирует система
Карточка элемента процесса «Выставление счёта клиенту» содержит как обязательные поля для ручного заполнения, так и поля, которые заполняются автоматически по ходу бизнес-процесса.
Поля, заполняемые вручную
| Поле | Тип | Обязательное |
|---|---|---|
| От какой компании выставляем счёт | Список | Да |
| Привязка к карточке компании в CRM | Привязка | Да |
| Дата, к которой необходимо выставить счёт | Дата | Да |
| Спецификация | Файл (множественный) | Да |
| Сумма счёта в валюте счёта | Деньги | Да |
| Курс валюты | Число | Нет |
| Требуется отправка в ЭДО? | Список (Да/Нет) | Да |
Поля, заполняемые автоматически
| Поле | Что отражает |
|---|---|
| Сумма счёта в рублях | Рассчитывается из суммы и курса валюты |
| Статус | Текущий этап: формирование → согласование с клиентом → получение закрывающих документов → оплачен |
| Лог | Журнал шагов бизнес-процесса |
| Дата начала / окончания процесса | Хронология |
| Файл (счёт) | Прикрепляется бухгалтером |
| Закрывающие документы | Прикрепляются по завершении |
| Номер счёта | Вносится бухгалтером |
| Дата оплаты | Фиксируется при закрытии |
Поле «Лог» — важный инструмент контроля: оно хранит историю всех шагов процесса и позволяет разобраться в ситуации при спорах или задержках.
Для гибкой настройки карточек под специфику отрасли полезно ознакомиться со статьёй про пользовательские поля в Битрикс24.
Маршрут согласования: схема шагов
Ниже описан типовой маршрут процесса «Выставление счёта клиенту». Инициатор запускает процесс, бухгалтер формирует счёт, инициатор согласовывает его с клиентом — и при необходимости цикл повторяется. После окончательного согласования бухгалтер выпускает документы или направляет их в ЭДО.
flowchart TD
A[Инициатор заполняет форму и сохраняет] --> B[Задание уходит бухгалтеру]
B --> C[Бухгалтер формирует счёт, прикрепляет файл и номер]
C --> D[Задание возвращается инициатору]
D --> E{Клиент согласовал счёт?}
E -- Да --> F[Бухгалтер выпускает оригиналы / направляет в ЭДО]
E -- Нет --> G[Инициатор вносит корректировки в спецификацию]
G --> B
F --> H[Статус: Получение закрывающих документов]
H --> I[Статус: Счёт оплачен]
Шаги маршрута подробнее:
- Инициация. Инициатор открывает раздел «Процессы» → «Выставление счёта клиенту» → кнопка «Добавить», заполняет форму и сохраняет её.
- Формирование счёта. Бухгалтер получает уведомление и задание. Прикрепляет готовый файл счёта и вносит его номер в соответствующие поля.
- Согласование с клиентом. Задание переходит к инициатору. Тот согласовывает счёт с клиентом и выбирает ответ: «да» или «нет» в поле «Счёт согласован клиентом?».
- Цикл корректировок (при необходимости). Если клиент не принял счёт, инициатор вносит правки в поле «Спецификация», и запрос возвращается бухгалтеру. Цикл повторяется до получения ответа «да».
- Выпуск документов. Бухгалтер выпускает оригиналы или направляет документы в ЭДО — в зависимости от значения поля «Требуется отправка в ЭДО?».
- Закрытие. Статус автоматически переходит в «Получение закрывающих документов», затем — в «Счёт оплачен».
Технические ограничения маршрута
При проектировании бизнес-процесса согласования важно заранее знать типовые параметры, в рамках которых обычно работают стандартные настройки:
- До 7 участников согласования в одном бизнес-процессе.
- До 2 развилок с условиями «если — то» в одном маршруте.
- До 3 параллельных этапов согласования.
- 1 ветка возврата документа на инициатора для корректировки с последующим запуском нового процесса согласования.
Выход за эти границы возможен, если настройка дополнительных условий не является трудоёмкой — это согласовывается на этапе аналитики. Все работы по настройке выполняются без программирования в рамках штатного функционала портала.
На этапах согласования у каждого участника есть возможность оставить комментарий и зафиксировать свой вердикт — это важно для аудита и разбора спорных ситуаций.
Реестр процессов: смарт-процесс или универсальный список
Каждый запущенный БП создаёт элемент в реестре — с описанием основных параметров, заполненных в начале или в ходе выполнения задач. Реестр строится на базе смарт-процесса или универсального списка — выбор зависит от требований к карточке и необходимости связей с другими сущностями CRM.
Смарт-процесс предпочтительнее, когда нужна: - воронка со стадиями; - привязка к сделке, контакту или компании; - автоматизация через роботов.
Универсальный список подходит для простого реестра без сложных связей.
Подробнее о том, когда смарт-процессы заменяют CRM, а когда нет — читайте в отдельной статье про смарт-процессы Битрикс24.
Интеграция с ЭДО и банком
Поле «Требуется отправка в ЭДО?» позволяет на уровне маршрута разделить документы на те, что выпускаются как оригиналы на бумаге, и те, что уходят в электронный документооборот. Это снижает риск ошибки при ручном выборе канала отправки.
Для компаний, где важна автоматическая фиксация факта оплаты, актуальна интеграция Битрикс24 с банком: при поступлении платежа статус в реестре обновляется автоматически, без ручной отметки.
Если процессы закупок и счетов на оплату связаны между собой, стоит рассмотреть автоматизацию отдела снабжения в Битрикс24 как смежный блок.
Уведомления и контроль
Система уведомлений в рамках БП согласования счетов охватывает все переходы между шагами:
- бухгалтер получает задание сразу после сохранения формы инициатором;
- инициатор получает задание, как только бухгалтер прикрепил счёт;
- при каждом изменении статуса участники видят актуальное состояние в реестре.
Помимо заданий, уведомления могут направляться через внутренние чаты Битрикс24 или внешние каналы. Для настройки уведомлений в Telegram-боте компании — подробная инструкция в статье Telegram-уведомления и бот в Битрикс24.
Автоматические напоминания о неоплаченных счетах и приближающихся дедлайнах настраиваются через роботов и триггеры в рамках того же процесса.
Обучение сотрудников работе с процессом
После настройки бизнес-процесса важно провести обучение всех участников: инициаторов, бухгалтеров, финансистов. В типовом формате это двухчасовое групповое онлайн-занятие с записью экрана, на котором разбирается работа с заданиями БП и уведомлениями. Запись позволяет возвращаться к материалу при смене сотрудников.