Что было до: ситуация в холдинге
Группа компаний среднего размера с несколькими юрлицами, работающими в смежных направлениях. Договоры — разных типов: купля-продажа, аренда, услуги, рамочные соглашения и спецификации к ним. Согласование велось вручную: файлы передавались по почте и в мессенджерах, статус документа нигде не фиксировался, сроки проверки не контролировались.
Типичные проблемы, с которыми пришёл клиент:
- нет понимания, у кого сейчас «завис» договор;
- один и тот же документ согласовывается повторно после незначительных правок;
- нет единого реестра: найти старый договор — отдельная задача;
- разные юрлица имеют разный состав согласующих, но единого правила нет.
Задачи проекта
Перед настройкой были сформулированы конкретные требования:
- Один портал Битрикс24 — несколько юрлиц, каждое со своим маршрутом согласования.
- Инициатор выбирает организацию из списка при запуске процесса — маршрут подбирается автоматически.
- Полный набор типов договоров: от стандартных коммерческих до спецификаций и дополнительных соглашений.
- Дедлайн на каждом этапе проверки — 2 рабочих дня.
- Возможность вернуть документ инициатору с комментарием на любом этапе.
- Автоматическая проверка номера договора на дубль.
- Единый реестр всех согласований с фильтрацией по статусу, юрлицу и типу документа.
Архитектура решения: несколько маршрутов под несколько юрлиц
На схеме ниже показано, как один Смарт-процесс в Битрикс24 разветвляется на разные маршруты согласования в зависимости от выбранного юрлица. Инициатор запускает процесс, выбирает организацию — система автоматически назначает нужную цепочку согласующих.
flowchart TD
A[Инициатор запускает процесс] --> B{Выбор юрлица}
B --> C[Юрлицо 1\nЮрист → Бухгалтер → Гендиректор]
B --> D[Юрлицо 2\nЮрист → Главбух → Гендиректор]
B --> E[Юрлицо 3\nЮрист → Бухгалтер → ФинДир → Гендиректор]
C --> F{Согласовано?}
D --> F
E --> F
F -- Да --> G[Реестр: статус Согласован]
F -- Нет --> H[Возврат инициатору\nс комментарием]
H --> A
Каждое юрлицо имеет зафиксированный маршрут. Например, для одного из юрлиц маршрут выглядит так: юрисконсульт → главный бухгалтер → генеральный директор. Для другого добавляется финансовый директор между бухгалтером и гендиректором. Состав согласующих определяется на этапе бизнес-аналитики и фиксируется в ТЗ до начала настройки.
Подробнее о том, как устроены маршруты согласования документов в Битрикс24, можно прочитать в отдельной статье.
Этапы цепочки согласования
Типовая цепочка для договора с внешним контрагентом включает следующие шаги:
| № | Этап | Участник | Действие |
|---|---|---|---|
| 0 | Подготовка | — | Черновик: система видит незаполненную карточку |
| 1 | Инициация | Инициатор | Заполняет все обязательные поля, прикрепляет файлы |
| 2 | Контроль данных | Руководитель инициатора | Проверяет полноту и корректность данных |
| 3 | Юридическая проверка | Юрист | Проверяет документ, вносит комментарии |
| 4 | Бухгалтерская проверка | Бухгалтер / главный бухгалтер | Комиссионная проверка |
| 5 | Финансовый контроль | Финансовый директор | Одобрение или отказ |
| 6 | Финальное согласование | Генеральный директор | Итоговое решение |
На шагах 3–6 у каждого участника есть кнопка «Согласовано» и поле для комментария. Дедлайн комиссионной проверки — 2 рабочих дня. Если участник не укладывается в срок, система отправляет автоматическое напоминание.
Для более сложных сделок предусмотрен параллельный этап: несколько согласующих (например, бухгалтерия, логист, исполнительный директор) проверяют документ одновременно. Если хотя бы один из них внёс правки — документ возвращается юристу для финальной редакции перед отправкой контрагенту.
Поля и данные, которые заполняет инициатор
Система не позволяет продвинуть документ дальше, пока все обязательные поля не заполнены. Это исключает ситуацию, когда юрист получает договор без необходимых реквизитов.
Обязательные поля при инициации:
- Юрлицо (выбор из списка — определяет маршрут)
- Тип договора / спецификации (выпадающий список)
- Контрагент (ИНН, КПП, наименование)
- Номер договора (автоматическая проверка на дубль)
- Дата договора
- Предмет договора
- Сумма договора (допускается значение «0»)
- Прикреплённые файлы: договор, карточка контрагента, учредительные документы
Необязательные поля:
- Условия оплаты (предоплата / постоплата / частичная)
- Крайний срок согласования
- Особенности сделки
- Примечание для юриста
- Форма собственности контрагента (ООО / ИП / самозанятый)
Если контрагент — ИП или самозанятый, система автоматически включает в маршрут главного бухгалтера на этапе финансового контроля, даже если по умолчанию этот шаг не предусмотрен для данного юрлица.
Инициатор также может добавить наблюдателя — сотрудника, который получает уведомления о ходе согласования, но не голосует.
Для автогенерации самого договора по шаблону перед запуском процесса — см. статью про шаблоны документов в Битрикс24.
Правила возврата и блокировки
Каждый участник цепочки — юрист, бухгалтер, финансовый директор, генеральный директор — может вернуть процесс на первый шаг (к инициатору) с обязательным комментарием. Это не откат на предыдущий шаг, а полный сброс: инициатор исправляет данные или документ и запускает новое согласование.
Важный нюанс: возврат не стирает историю. Лог предыдущего согласования сохраняется в карточке — можно посмотреть, кто и когда вернул документ и по какой причине.
Блокировка перехода на следующий этап работает в двух случаях:
- Инициатор не заполнил все обязательные поля.
- Один из согласующих не дал «вердикт» в отведённый срок (система напоминает ответственному и его руководителю).
Реестр документов и контроль статусов
По завершении (или в момент запуска) каждого согласования система автоматически создаёт запись в реестре. Реестр строится на базе Смарт-процесса или универсального списка Битрикс24 и содержит:
- Статус документа: «В работе» / «Согласован» / «Не согласован»
- Текущий согласующий (ссылка на сотрудника)
- Дата окончания согласования
- Итоговый вариант договора (файл)
- Лог всех действий
Фильтрация реестра — по юрлицу, типу договора, статусу, контрагенту, периоду. Это позволяет руководителю холдинга видеть сводную картину по всем организациям в одном окне.
Между реестром и связанными сделками в CRM настраивается связь: из карточки сделки можно перейти к процессу согласования и обратно. Подробнее о том, как работают связи между сущностями в Битрикс24.
Если в вашем холдинге актуален и учёт входящей корреспонденции — для этого подойдёт отдельный инструмент, описанный в статье про реестр учёта корреспонденции в Битрикс24.
Этапы внедрения и сроки
В типовом проекте по настройке многоуровневого согласования работы делятся на несколько блоков:
1. Бизнес-аналитика Онлайн-встречи с аналитиком для фиксации маршрутов, ролей и сценариев. Время распределяется примерно поровну: половина — встречи, половина — подготовка документов. В зависимости от сложности холдинга этот блок занимает от 3 до 10 часов.
2. Настройка бизнес-процессов согласований - До 7 участников в каждом бизнес-процессе. - До 2 развилок с условиями «если — то» в одном маршруте. - До 3 параллельных этапов согласования. - Настройка ветки возврата документа инициатору.
3. Настройка реестров - До 2 отдельных реестров (внешние и внутренние документы). - До 50 полей в карточке документа. - Связи между реестрами и другими процессами.
4. Обучение Групповое онлайн-обучение сотрудников с записью экрана — около 2 часов. Формат удалённый, запись остаётся у заказчика.
Общий срок реализации: 4 недели от подписания договора.
Если вы только начинаете оценивать масштаб задачи, полезно сначала провести аудит текущего портала Битрикс24 — это помогает точнее сформулировать ТЗ и не переплатить за лишние настройки.