Как устроен процесс в целом
Согласование командировки в Битрикс24 — это последовательный бизнес-процесс из четырёх шагов:
- Инициатор заполняет заявку (даты, направление, файлы) и запускает процесс.
- Руководитель инициатора получает задание на согласование или отклонение.
- Генеральный или исполнительный директор (в зависимости от темы запроса) даёт окончательное утверждение.
- Система автоматически вносит запись в график отсутствий и уведомляет сотрудника.
Процессы согласований запускаются из отдельной вкладки. Согласующих, как правило, двое: руководитель инициатора и генеральный (или исполнительный) директор. Дополнительно настраиваются уведомления нужным сотрудникам в зависимости от типа запроса.
На схеме ниже показан типовой маршрут заявки на командировку — от создания инициатором до автоматического занесения в график отсутствий.
flowchart TD
A[Инициатор: заполняет заявку] --> B[Шаг 1: Руководитель — согласовать / отклонить]
B -- Согласовано --> C[Шаг 2: Директор — согласовать / отклонить]
B -- Отклонено --> F[Заявка отклонена, удаляется из реестра]
C -- Согласовано --> D[Статус: Утверждён]
C -- Отклонено --> F
D --> E[Автозанесение в график отсутствий]
D --> G[Уведомление сотруднику по e-mail]
В случае если утверждающий руководитель отсутствует (отпуск, командировка), задание может делегироваться или передаваться назначенному сотруднику отдела кадров — это настраивается в правилах бизнес-процесса.
Реестр командировок: поля и структура
Для хранения всех заявок создаётся отдельный список «Реестр командировок». Ниже — типовой набор полей из нашего опыта внедрений:
| Поле | Тип | Примечание |
|---|---|---|
| Сотрудник | Привязка к сотруднику | Обязательное |
| ФИО сотрудника | Строка | Заполняется автоматически |
| Дата начала командировки | Дата | Обязательное |
| Дата окончания командировки | Дата | Обязательное |
| Туда (дата и время вылета) | Дата/время | Обязательное |
| Обратно (дата и время вылета) | Дата/время | Обязательное |
| Организация / Филиал | Привязка к списку «Филиалы» | Обязательное |
| Страна, город | Строка | Обязательное |
| Приказ № | Строка | Заполняет менеджер ОП после утверждения |
| Руководитель | Привязка к сотруднику | |
| Комментарий руководителя | Текст | |
| Статус | Список | Заполняется автоматически |
| Лог | Текст | Для регистрации шагов бизнес-процесса |
| Инициатор | Привязка к сотруднику | Заполняется автоматически |
Статусы заявки меняются автоматически по ходу согласования: - На согласовании у руководителя - На согласовании у ОП - Утверждён - Отклонён
Смежный список «Филиалы» хранит наименование филиала, директора и куратора — к нему привязывается каждая заявка, что позволяет маршрутизировать согласование на нужного руководителя автоматически.
Смарт-процесс «Согласование расходов»
Для авансовых отчётов и командировочных расходов в Битрикс24 настраивается отдельный смарт-процесс «Согласование расходов». Его структура включает:
- Воронку этапов с настроенными стадиями и полями данных.
- Карточку элемента с информацией по заявке на расходы.
- Роботов и бизнес-процессы для автоматизации уведомлений и смены статусов в зависимости от действий пользователя.
Ключевая особенность — возможность согласования через мини-сайт для внешних или дистанционных сотрудников. При продвижении документа по этапам для них генерируется ссылка на мини-сайт, которая отправляется письмом на почту. На мини-сайте настраивается до четырёх страниц с формами: согласовать или отклонить заявку на расход.
Подробнее о том, как строятся маршруты согласования документов в Битрикс24, читайте в отдельной статье.
Шаблон листа согласования расходов
Битрикс24 позволяет автоматически формировать печатный документ — лист согласования расходов на командировку — на основе данных карточки смарт-процесса. Шаблон загружается в формате Word и настраивается под форму заказчика.
Типовые переменные шаблона:
| Переменная | Содержание |
|---|---|
{Title} |
Наименование заявки |
{DocumentCreateTime} |
Дата и время создания |
{AssignedName}, {AssignedLastName} |
ФИО сотрудника, подавшего заявку |
{ProductsProductName} |
Наименование статьи расхода |
{ProductsProductQuantity} |
Количество |
{ProductsProductMeasureName} |
Единица измерения |
{ProductsProductPriceRaw} |
Цена, руб. |
{ProductsProductPriceRawSum} |
Сумма по позиции |
{TotalSum} |
Итого к оплате |
{TotalSumWords} |
Сумма прописью |
Документ формируется в один клик прямо из карточки смарт-процесса. Шаблон настраивается один раз — далее все поля подставляются автоматически.
Подробнее о механике работы со шаблонами документов в Битрикс24 — в отдельном разделе базы знаний.
Права доступа и ролевая модель
Настройка прав — обязательная часть проекта по командировкам. Типовые правила из нашей практики:
- Сотрудники не могут удалять свои или чужие заявки, если они не входят в группу «Отдел по работе с персоналом».
- Отдел кадров имеет право утверждать и отклонять заявки (в том числе при длительном отсутствии руководителя), а также удалять утверждённые заявки.
- При удалении утверждённой заявки отделом кадров сначала удаляется запись из «Графика отсутствий», затем — из реестра командировок.
- При отклонении заявки она удаляется из реестра; запись в графике отсутствий при этом не создаётся.
- При изменении уже согласованной заявки автоматически срабатывает бизнес-процесс на изменение, запускающий повторное согласование.
Аналогичный подход к разграничению ролей используется в графике отпусков и реестре отгулов — эти модули хорошо комбинируются в единый HR-контур.
Уведомления и логирование
Каждый шаг бизнес-процесса фиксируется автоматически. Что происходит при каждом действии:
- При подаче заявки — задание на согласование приходит руководителю.
- При утверждении руководителем — бизнес-процесс переходит на следующий уровень (директор или ОП).
- При финальном утверждении — сотруднику уходит уведомление по электронной почте; менеджер ОП заполняет поле «Приказ №».
- При отклонении — процесс завершается, заявка получает статус «Отклонён».
- Все шаги записываются в поле «Лог» карточки — это аудиторский след для HR и финансового контроля.
Задание на согласование можно делегировать другому сотруднику прямо из интерфейса Битрикс24, не нарушая цепочку бизнес-процесса.
Интеграция с финансовым контуром
Согласование командировочных расходов логично встраивается в более широкий финансовый контур:
- Смарт-процессы «Платежи» и «Поступления» — платёжный календарь в разрезе план/факт.
- Многоступенчатое согласование исходящих оплат с учётом сумм и ролей.
- Интеграция с 1С:Бухгалтерия — двусторонний обмен данными по командировочным выплатам.
При необходимости к заявке на командировку можно привязать авансовый платёж, а после возвращения сотрудника — закрывающий документ. Такая связка обеспечивает полный жизненный цикл командировочного расхода внутри одной системы.
Об интеграции Битрикс24 и 1С — подробнее в соответствующей статье.
Что нужно подготовить перед настройкой
Для запуска процесса потребуются:
- Список филиалов с указанием директора и куратора каждого — используется для автоматической маршрутизации заявки нужному руководителю.
- Оргструктура с прописанными ролями: кто является согласующим первого уровня, кто — финального.
- Шаблон листа согласования расходов в формате Word (форма заказчика).
- Правила делегирования — кто замещает руководителя в случае отпуска или командировки.
- Матрица прав доступа — какие группы сотрудников видят и могут редактировать заявки.
Если эти данные не подготовлены заранее, они прорабатываются на этапе формирования технического задания совместно с бизнес-аналитиком.