Согласование командировок и расходов в Битрикс24: процесс и шаблоны
Весь цикл командировки — от заявки сотрудника до записи в графике отсутствий — можно собрать в Битрикс24 на Смарт-процессах и бизнес-процессах, не трогая почту и таблицы.
Как устроен процесс в целом
Согласование командировки в Битрикс24 — это последовательный бизнес-процесс из четырёх шагов:
- Инициатор заполняет заявку: даты, направление, файлы — и запускает процесс.
- Руководитель инициатора получает задание: согласовать или отклонить.
- Генеральный или исполнительный директор (зависит от типа запроса) даёт финальное утверждение.
- Система сама вносит запись в график отсутствий и уведомляет сотрудника.
Согласующих, как правило, двое. Процессы запускаются из отдельной вкладки. Дополнительно можно настроить уведомления нужным людям — в зависимости от типа запроса.
На схеме ниже — типовой маршрут заявки от создания до автозанесения в график:
flowchart TD
A[Инициатор: заполняет заявку] --> B[Шаг 1: Руководитель — согласовать / отклонить]
B -- Согласовано --> C[Шаг 2: Директор — согласовать / отклонить]
B -- Отклонено --> F[Заявка отклонена, удаляется из реестра]
C -- Согласовано --> D[Статус: Утверждён]
C -- Отклонено --> F
D --> E[Автозанесение в график отсутствий]
D --> G[Уведомление сотруднику по e-mail]
Если утверждающий руководитель в отпуске или сам в командировке — задание делегируется или уходит назначенному сотруднику отдела кадров. Это прописывается в правилах бизнес-процесса.
Реестр командировок: поля и структура
Для хранения заявок создаётся отдельный список — «Реестр командировок». Ниже типовой набор полей из нашей практики:
| Поле | Тип | Примечание |
|---|---|---|
| Сотрудник | Привязка к сотруднику | Обязательное |
| ФИО сотрудника | Строка | Заполняется автоматически |
| Дата начала командировки | Дата | Обязательное |
| Дата окончания командировки | Дата | Обязательное |
| Туда (дата и время вылета) | Дата/время | Обязательное |
| Обратно (дата и время вылета) | Дата/время | Обязательное |
| Организация / Филиал | Привязка к списку «Филиалы» | Обязательное |
| Страна, город | Строка | Обязательное |
| Приказ № | Строка | Заполняет менеджер ОП после утверждения |
| Руководитель | Привязка к сотруднику | |
| Комментарий руководителя | Текст | |
| Статус | Список | Заполняется автоматически |
| Лог | Текст | Для регистрации шагов бизнес-процесса |
| Инициатор | Привязка к сотруднику | Заполняется автоматически |
Статусы меняются по ходу согласования без участия человека:
- На согласовании у руководителя
- На согласовании у ОП
- Утверждён
- Отклонён
Смежный список «Филиалы» хранит наименование филиала, директора и куратора. Каждая заявка к нему привязывается — так система сама понимает, кому маршрутизировать согласование.
Смарт-процесс «Согласование расходов»
Для авансовых отчётов и командировочных расходов настраивается отдельный Смарт-процесс «Согласование расходов». Он включает:
- Воронку этапов с настроенными стадиями и полями.
- Карточку элемента — вся информация по заявке на расходы в одном месте.
- Роботов и бизнес-процессы — уведомления и смена статусов срабатывают автоматически при каждом действии пользователя.
Отдельная особенность, которую мы часто используем для распределённых команд: согласование через мини-сайт. Когда документ продвигается по этапам, система генерирует ссылку и отправляет её письмом. На мини-сайте — до четырёх страниц с формами: согласовать или отклонить. Внешнему сотруднику не нужен доступ в Битрикс24.
О том, как строятся маршруты согласования документов в Битрикс24, — в отдельной статье.
Шаблон листа согласования расходов
Битрикс24 умеет автоматически формировать печатный документ — лист согласования расходов на командировку — прямо из карточки Смарт-процесса. Шаблон загружается в формате Word и подгоняется под форму заказчика.
Типовые переменные шаблона:
| Переменная | Содержание |
|---|---|
{Title} |
Наименование заявки |
{DocumentCreateTime} |
Дата и время создания |
{AssignedName}, {AssignedLastName} |
ФИО сотрудника, подавшего заявку |
{ProductsProductName} |
Наименование статьи расхода |
{ProductsProductQuantity} |
Количество |
{ProductsProductMeasureName} |
Единица измерения |
{ProductsProductPriceRaw} |
Цена, руб. |
{ProductsProductPriceRawSum} |
Сумма по позиции |
{TotalSum} |
Итого к оплате |
{TotalSumWords} |
Сумма прописью |
Документ формируется в один клик из карточки. Шаблон настраивается один раз — дальше все поля подставляются сами.
О механике работы со шаблонами документов в Битрикс24 — в базе знаний.
Права доступа и ролевая модель
Без настройки прав процесс работать не будет — это одна из первых вещей, которые мы прорабатываем на проекте. Типовые правила:
- Сотрудники не могут удалять заявки — ни свои, ни чужие — если не входят в группу «Отдел по работе с персоналом».
- Отдел кадров вправе утверждать и отклонять заявки (в том числе когда руководитель долго отсутствует), а также удалять уже утверждённые.
- При удалении утверждённой заявки отделом кадров сначала убирается запись из «Графика отсутствий», потом — из реестра.
- Отклонённая заявка удаляется из реестра; запись в графике отсутствий не создаётся.
- Изменение согласованной заявки автоматически запускает бизнес-процесс повторного согласования.
Аналогичный подход к ролям применяется в графике отпусков и реестре отгулов — эти модули хорошо собираются в единый HR-контур.
Уведомления и логирование
Каждый шаг бизнес-процесса фиксируется без участия человека. Вот что происходит при каждом действии:
- Подача заявки — задание на согласование уходит руководителю.
- Утверждение руководителем — процесс переходит на следующий уровень: директор или ОП.
- Финальное утверждение — сотруднику приходит уведомление по почте; менеджер ОП заполняет поле «Приказ №».
- Отклонение — процесс завершается, заявка получает статус «Отклонён».
- Все шаги пишутся в поле «Лог» карточки — аудиторский след для HR и финансового контроля.
Задание на согласование можно делегировать другому сотруднику прямо из интерфейса, не обрывая цепочку бизнес-процесса.
Интеграция с финансовым контуром
Командировочные расходы логично вписываются в более широкий финансовый контур:
- Смарт-процессы «Платежи» и «Поступления» — платёжный календарь в разрезе план/факт.
- Многоступенчатое согласование исходящих оплат с учётом сумм и ролей.
- Интеграция с 1С:Бухгалтерия — двусторонний обмен данными по командировочным выплатам.
К заявке на командировку можно привязать авансовый платёж, а после возвращения сотрудника — закрывающий документ. Полный жизненный цикл расхода — внутри одной системы.
Подробнее об интеграции Битрикс24 и 1С — в соответствующей статье.
Что нужно подготовить перед настройкой
Для запуска процесса потребуются:
- Список филиалов с директором и куратором каждого — нужен для автоматической маршрутизации заявки нужному руководителю.
- Оргструктура с прописанными ролями: кто согласует первым, кто финально.
- Шаблон листа согласования расходов в формате Word — берётся форма заказчика.
- Правила замещения — кто закрывает задания руководителя, пока тот в отпуске или командировке.
- Матрица прав — какие группы сотрудников видят заявки и могут их редактировать. Здесь детали сильно расходятся от компании к компании.
Если эти данные не готовы заранее — не страшно. Мы прорабатываем их вместе с клиентом на этапе формирования технического задания.
Частые вопросы
Можно ли согласовывать командировки в Битрикс24 без доступа к порталу — например, для директора на выезде?
Да. Для внешних или дистанционных согласующих настраивается мини-сайт: при продвижении заявки по этапам автоматически генерируется ссылка, которая отправляется на почту. На мини-сайте настраиваются формы для согласования или отклонения заявки без входа в портал.
Что происходит, если руководитель недоступен и не может согласовать заявку?
Задание на согласование можно делегировать другому сотруднику. Также в настройках бизнес-процесса предусматривается резервный согласующий — обычно это назначенный сотрудник отдела кадров, который вправе утверждать или отклонять заявки при длительном отсутствии руководителя.
Нужно ли вручную вносить командировку в график отсутствий?
Нет. После финального утверждения заявки бизнес-процесс автоматически создаёт запись в графике отсутствий. При отклонении или удалении заявки запись не создаётся или удаляется вместе с ней.
Сколько уровней согласования можно настроить?
В типовом проекте настраивается два уровня: руководитель инициатора и генеральный (или исполнительный) директор. При необходимости маршрут расширяется — например, добавляется проверка финансовой службы или бухгалтерии.
Что происходит при изменении уже согласованной командировки?
При изменении утверждённой заявки автоматически запускается бизнес-процесс повторного согласования — вся цепочка проходится заново. Это исключает ситуацию, когда изменения вносятся в обход утверждающих.
Как связать командировочные расходы с бухгалтерией?
Смарт-процесс «Согласование расходов» можно интегрировать с 1С:Бухгалтерия для двустороннего обмена данными. Авансовый платёж привязывается к заявке, а после возвращения сотрудника формируется закрывающий документ — всё внутри одного портала Битрикс24.
На основе практики
Статья подготовлена на основе 8 внутренних документов из практики АС Проект — планов работ, ТЗ, опросных листов и кейсов внедрения Битрикс24.
Нужна помощь с внедрением Битрикс24?
АС Проект — платиновый партнёр Битрикс24. Разберём вашу задачу, оценим объём работ в часах и предложим план — бесплатно.