Почему штатного «Графика отсутствий» не хватает
Встроенный в Битрикс24 «График отсутствий» подходит для 90% компаний как инструмент визуализации — кто и когда в отпуске. Но он не решает ряд задач, с которыми сталкивается HR-служба при росте численности персонала:
- Нет многоэтапного согласования с фиксацией замещающих сотрудников.
- Нет реестра начисленных и использованных отгулов с автоматическим списанием.
- Нет анализа пересечений отпусков по отделам с блокировкой при конфликте.
- Нет интеграции с 1С для оформления кадровых документов.
Для закрытия этих задач в Битрикс24 строится надстройка из двух инструментов: универсального списка «График отпусков» с бизнес-процессом согласования и Смарт-процесса «Реестр отгулов».
Подробнее о возможностях Смарт-процессов Битрикс24 — когда они заменяют стандартную CRM, а когда нет.
Архитектура решения: как связаны компоненты
flowchart TD
EMP[Сотрудник] -->|Подаёт заявку| VL[Универсальный список\nГрафик отпусков]
VL -->|Запускает БП| BP[Бизнес-процесс\nСогласование отпуска]
BP -->|1й уровень| HR[Кадровая служба]
HR -->|2й уровень| RM[Руководитель\nподразделения]
RM -->|Согласовано| GA[График отсутствий\nБитрикс24]
RM -->|Согласовано| PROF[Профиль сотрудника]
RM -->|Уведомление| ONE_C[1С / ЗУП]
EMP2[HR-специалист] -->|Начисляет| RO[Смарт-процесс\nРеестр отгулов]
GA -->|Отсутствие за отгул| RO
RO -->|Автосписание| RO
RO --> BI[BI-отчёт]
Ключевой принцип: все компоненты обмениваются данными автоматически. Сотрудник не заходит в несколько разделов — он подаёт одну заявку, а система сама обновляет профиль, график и реестр.
График отпусков: 6 этапов бизнес-процесса
Этап 1. Сбор пожеланий
Процесс сбора пожеланий запускается централизованно. Система рассылает уведомления сотрудникам и может отправлять напоминания тем, кто не заполнил пожелания. Ограничения (минимальная продолжительность, фиксированные даты начала) настраиваются отдельно — в том числе по отделам.
Этап 2. Анализ пересечений
Руководитель подразделения видит в разделе «Отпуска сотрудников» календарный вид с цветовой индикацией статусов. При обнаружении пересечения система выдаёт текстовое уведомление и приостанавливает процесс до решения конфликта.
Этап 3. Согласование руководителем
Доступны два режима: - Индивидуальное — переход в карточку заявки и утверждение. - Массовое — выделение нескольких заявок с групповым действием.
Для руководителей департаментов дополнительно доступна кнопка «Согласовать все», применяющая согласование ко всем заявкам подразделения сразу.
Этап 4. Подготовка к отпуску (за 14 дней)
За 14 календарных дней до начала отпуска система автоматически инициирует процесс оформления:
- Сотруднику направляется уведомление по e-mail и через внутреннюю систему оповещений.
- Ставится задание: «Подписать заявление» или «Перенести отпуск».
При выборе «Подписать заявление» открывается форма с предзаполненными данными: фиксированными датами, полем для выбора замещающих (множественный выбор), ссылкой на шаблон уведомления об отпуске и полем для загрузки подписанного скана.
Этап 5. Двухуровневое согласование при переносе
Если сотрудник выбирает перенос, заявка проходит два уровня:
| Уровень | Ответственный | Действия |
|---|---|---|
| 1-й | Кадровая служба | Проверка пакета документов, соответствия ТК, отправка на доработку |
| 2-й | Непосредственный руководитель | Финальное подтверждение, проверка замещения, отклонение с причиной |
Этап 6. Финальное закрытие
После прохождения всех этапов согласования: - Информация об отпуске автоматически переносится в профиль сотрудника с указанием замещающих. - Система направляет уведомление о необходимости оформления отпуска в 1С. - Статус заявки меняется на «Отпуск согласован».
Схожая логика двухуровневого согласования применяется и в других HR-процессах — например, в согласовании договоров в Битрикс24.
Смарт-процесс «Реестр отгулов»: поля и логика
«Реестр отгулов» — отдельный Смарт-процесс, который ведёт учёт начисленных и использованных отгулов. HR-специалист видит данные по всем сотрудникам, сотрудник — только свои карточки.
Ключевые поля карточки отгула
| Поле | Тип | Заполнение |
|---|---|---|
| Сотрудник | Привязка к сотруднику | Вручную, обязательное |
| Количество отгулов | Число | Вручную, обязательное |
| Дата начисления | Дата | Вручную, обязательное |
| Основание для отгула | Список | Вручную, обязательное |
| Срок действия | Дата | Автоматически (если не выбрано «Нет») |
| Расход 1–4 / Дата 1–4 | Число / Дата | Автоматически |
| Использовано | Число | Автоматически |
| Остаток | Число | Автоматически |
Список оснований для отгула включает: Акция, Выход из отпуска, Донорство, Дни рождения, Командировка, Конференция, Ненормированный рабочий день, Работа в выходной, Рождение ребёнка, Свадьба, Смерть близкого, Тренинг, Учёба в выходной, Учебное время, Шаги, Другое.
Правила списания
- Списание производится частями пропорционально 0,25 отгула, где 1 отгул = 8 часам.
- При согласовании отсутствия в реестре отсутствий «за отгул» сумма автоматически списывается в «Реестре отгулов».
- Перед списанием система проверяет достаточность остатка. Если отгулов недостаточно — операция блокируется.
Импорт начального остатка отгулов
Первичная загрузка данных реализуется через сущность «Сделки»: отгулы импортируются CSV-файлом как карточки сделок, затем массово переносятся на стадию, где настроен робот. Робот создаёт карточки в Смарт-процессе «Реестр отгулов» на основании данных из карточки сделки.
Права доступа и видимость данных
Разграничение прав — одно из ключевых требований к HR-системе:
- Сотрудник видит только свои карточки отгулов.
- HR-специалист видит данные по всем сотрудникам.
- Руководитель подразделения видит заявки и график своих сотрудников.
- Группировка и поиск осуществляются через стандартную строку «фильтр+поиск».
Доступ к данным также возможен через отчёт на базе BI-конструктора — с фильтрацией по сотрудникам для анализа полной картины.
Доработка штатного функционала Битрикс24
Помимо создания новых сущностей, в типовом проекте по автоматизации HR выполняются доработки штатных компонентов:
- Раздел «График отсутствий»: модификация интерфейса, добавление пунктов управления, всплывающие окна для управления согласованием.
- Универсальный список «График отпусков»: добавление пунктов управления для интеграции с бизнес-процессом.
- Скрипты обмена: написание кастомных скриптов для передачи данных между «Графиком отсутствий» и «Графиком отпусков».
Для компаний с филиальной сетью дополнительно настраивается управление видимостью типов отсутствий — например, чтобы статус «Дистанционная работа» не вызывал ложных системных предупреждений об отсутствии сотрудника.
Интеграция с 1С
В более сложных проектах настраивается автоматическая передача утверждённых периодов отсутствий в 1С. Сопоставление типов отсутствий Битрикс24 с кодами 1С производится по матрице: отпуск — код ОТ, больничный — код Б, командировка — код К, отгул — код В или НОД (по согласованию с кадровой службой). Выгрузка производится по расписанию в формате JSON, сотрудники идентифицируются строго по ID пользователя в Битрикс24.
Подробнее о технических аспектах подобных обменов — в статье Интеграция Битрикс24 и 1С: 3 рабочих сценария.
Если в компании ведётся электронный кадровый документооборот, этот же поток данных стыкуется с КЭДО в Битрикс24.
Сколько это стоит и занимает по времени
По нашему опыту, блок автоматизации отпусков (универсальный список, бизнес-процесс согласования, доработка штатного функционала) реализуется в течение 5 недель от момента подписания плана работ. Настройка и тестирование производятся на тестовом портале заказчика, после чего готовый функционал переносится на боевой портал.
Перед стартом рекомендуется провести аудит текущего состояния портала, чтобы оценить, какие доработки потребуются под конкретную оргструктуру.