Учёт рабочего времени в Битрикс24: табель, отчёты сотрудников, контроль

Что фиксирует инструмент «Рабочий день»

Учёт времени в Битрикс24 строится на встроенном инструменте «Рабочий день». Сотрудник видит виджет: текущее время, ближайшее событие в календаре, количество незакрытых задач на сегодня и текущий статус. Статус переключается вручную:

• Работаю — рабочее время идёт;
• Перерыв — фиксируется пауза;
• Завершён — конец рабочего дня.

Механика простая, но эффективная: фиксируются не просто начало и конец смены, а реальные перерывы. Все данные накапливаются в хронологии и доступны руководителю.

Уходят «непонятные потери рабочего времени»: руководитель может быстро просмотреть отчёты каждого сотрудника и дать обратную связь.

Ещё один плюс — планирование. В начале дня сотрудник видит список событий на сегодня и добавляет встречи в календарь прямо из виджета. Подробнее об организации совместного расписания — в статье про календарь и совещания в Битрикс24.

Рабочие отчёты: что попадает автоматически

По итогам дня или периода сотрудник формирует рабочий отчёт. В него автоматически подтягиваются:

• все ежедневные отчёты из вкладки «Отчёт за день» инструмента «Рабочий день»;
• задачи, которые выполнялись в течение отчётного периода — их также можно добавить вручную через селектор.

Что не попадает в отчёт: события, участие в которых сотрудник не подтвердил. Это нужно учитывать при анализе загруженности — иначе картина будет неполной.

После отправки сообщение об отчёте появляется в Живой ленте — у сотрудника и его руководителя. Если нужно время на подготовку, отчёт можно отложить на один час.

Оценка отчёта руководителем

Отчёты должны быть утверждены и оценены руководителем подразделения. Достаточно кликнуть по отчёту в календарной сетке — откроется форма с деталями. Быстро, без лишних шагов — и команда синхронизирована по целям.

Типовые отчёты по задачам и проектам

В Битрикс24 доступно 7 типовых отчётов по задачам и проектам:

Отчёт	Что показывает
Общий отчёт	Сводная картина по всем задачам
Занятость по проектам	Распределение времени сотрудника по проектам
Задачи на месяц	Плановая загруженность на текущий месяц
Отчёт по эффективности	Процент выполнения в срок
Задачи за прошлый месяц	Ретроспектива закрытых задач
Ресурсный учёт по задачам	Затраченное время по каждой задаче
Ресурсный учёт по исполнителям	Суммарные трудозатраты по сотруднику

Когда стандартных отчётов не хватает, подключается конструктор отчётов — он позволяет строить произвольные срезы по трудоёмкости, временны́м затратам и эффективности. По нашей практике, именно конструктор закрывает большинство специфических запросов HR и руководителей отделов.

Смотрите также: отчёты и дашборды в Битрикс24 — базовые срезы для анализа работы команды.

График отсутствий и учёт дистанционной работы

График отсутствий — центральный инструмент HR-контроля в Битрикс24. Отпуска, больничные, командировки и дистанционная работа собраны в единой визуальной сетке.

Одна из частых доработок, которую запрашивают компании с распределёнными командами, — управление видимостью типов отсутствий. По умолчанию Битрикс24 показывает иконку «пальмы» и предупреждение «Сотрудник отсутствует» для любого оформленного отсутствия, включая статус «Дистанционная работа». Коллеги получают ложные уведомления, когда ставят задачи или назначают встречи — неудобно.

Решение, которое мы применяем при внедрении: добавить в справочник типов отсутствий настройку видимости (чекбокс). Для типов с выключенным чекбоксом:

• снимается влияние на календари и профиль пользователя — системный маркер отсутствия не вешается;
• дни не учитываются в ограничителе лимита отпусков (28 дней);
• поле «Замещающий сотрудник» перестаёт быть обязательным.

При этом статус по-прежнему виден в сетке графика — для контроля физического местонахождения. Как оформлять отпуска и отгулы через смарт-процессы — читайте в статье График отпусков и реестр отгулов в Битрикс24.

Интеграция с 1С:Табель

Для компаний с кадровым учётом в 1С данные из Битрикс24 передаются автоматически. На схеме — типовой поток: сотрудник фиксирует отсутствие на портале, Битрикс24 формирует JSON-файл и отправляет его на принимающую точку API 1С:Табель, которая обновляет табель.

flowchart LR
    EMP[Сотрудник] -->|Оформляет отсутствие| B24[Битрикс24]
    B24 -->|JSON по расписанию/cron| ENDPOINT[Endpoint 1С]
    ENDPOINT --> TABEL[1С:Табель]
    TABEL -->|Остатки отпусков 1 раз/сутки| B24

Как это работает:

1. Сотрудник или администратор сохраняет период отсутствия (или дистанционной работы) в графике на портале.
2. Битрикс24 автоматически формирует отдельный JSON-файл для каждого нового или изменённого периода.
3. Тип отсутствия конвертируется в код 1С согласно матрице сопоставления.
4. 1С:Табель принимает файл, идентифицирует сотрудника по ID в Битрикс24 и обновляет табель.

Матрица сопоставления типов отсутствий:

Тип в Битрикс24	Код 1С
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД
Отпуск по уходу за ребёнком	ОЖ
Отпуск по беременности и родам	Р
Отпуск без сохранения заработной платы	ОБ
Командировка	К
Больничный	Б
Дистанционная работа	ЯУ (Явка удалённо)
Неявки по невыясненным причинам	НН
Отгул	В или НОД

Сопоставление сотрудников делается строго по ID пользователя в Битрикс24 — привязка к ID подразделений или оргструктуре недопустима: это провоцирует конфликты данных. Если периоды всё же пересекаются, 1С:Табель сам определяет актуальный: приоритет получает файл с наиболее свежей датой выгрузки в названии.

Учёт сверхурочных и трудозатрат по задачам

Для компаний, которым нужен детальный учёт трудозатрат, в коробочной версии Битрикс24 можно доработать карточку задачи — добавить фиксацию сверхурочных. Актуально при проектном учёте: понять, сколько часов сверх нормы уходит на конкретные задачи или проекты, иначе почти невозможно.

Дополнительно настраивается автоматическая выгрузка отчёта по трудозатратам в рамках проекта — например, для биллинга или расчёта загруженности ресурсов. Перед реализацией таких модулей нужно собрать требования к метрикам: что именно измеряем, в каком разрезе, как передаём в смежные системы. Об этом подробнее — в материале структура ТЗ на доработку Битрикс24.

Аналитические отчёты для руководителя и HR

Помимо встроенных типовых отчётов, в Битрикс24 можно строить кастомные аналитические срезы. Они охватывают:

• загруженность сотрудников — кто перегружен, у кого есть ресурс;
• графики отпусков — плановые и фактические периоды отсутствий;
• командировки и праздничные дни с учётом производственного календаря;
• проектную занятость — сколько часов уходит на каждый проект.

Стандартные отчёты закрывают большинство запросов. Если нужно больше — создаются пользовательские отчёты: это отдельный объём работ, который согласовывается дополнительно.

Ещё одна полезная деталь: в профиле сотрудника выводится персональный виджет с остатками отпусков. Данные подтягиваются из 1С:ЗУП раз в сутки и видны только самому сотруднику — при просмотре профиля другими пользователями виджет скрыт.