Что было до внедрения
До автоматизации в типичной средней строительной компании картина выглядит примерно так:
- Заявки принимаются по телефону, в мессенджерах и через форму на сайте — каждый канал живёт отдельно.
- Прораб или руководитель вручную распределяет выезды на замер, фиксируя их в таблице или вовсе в блокноте.
- Данные о дате старта, контактах заказчика и этапах работ хранятся у разных людей — нет единой точки сборки.
- Бригада узнаёт о задании по звонку, без формализованного задания и чек-листа.
- Руководитель не видит в реальном времени, на каком этапе находится каждый объект.
Результат: заявки теряются, сроки срываются, ответственность размыта.
Задачи, которые ставились перед системой
Перед внедрением Битрикс24 были сформулированы следующие задачи:
- Единая точка входа для заявок с сайта и от менеджеров «в полях».
- Автоматическое распределение заявок или назначение ответственного вручную на этапе разбора.
- Создание задач с чек-листом для замерщика при переходе на соответствующий этап воронки.
- Связь бригадира с карточкой объекта — доступ к данным заказчика, датам, документам прямо из задания.
- Контроль последовательности этапов: работник перед выходом на объект видит, закрыт ли предыдущий этап.
- Прозрачная аналитика для руководителя — состояние всех объектов в одном дашборде.
Подробнее о том, как правильно собрать требования до старта настройки, можно почитать в материале про опросный лист клиента перед внедрением Битрикс24.
Как устроена воронка: от заявки до сдачи объекта
На схеме ниже показан сквозной поток: заявка с сайта или от менеджера попадает в CRM, проходит этап замера, затем передаётся в производственную воронку, где бригадам ставятся задачи, и завершается приёмкой объекта.
flowchart LR
SITE[Сайт / форма] --> CRM[Битрикс24 CRM\nНовая заявка]
MGR[Менеджер в полях] --> CRM
CRM --> DIST[Распределение заявок\nНазначение ответственного]
DIST --> ZAMER[Этап замера\nЗадача + чек-лист]
ZAMER --> SOGLAZ[Согласование КП]
SOGLAZ --> BRIGADA[Передача бригаде\nЗадача на объект]
BRIGADA --> CONTROL[Контроль этапов работ]
CONTROL --> SDACHA[Сдача объекта\nПодписание акта]
Приём и фиксация заявок
Заявка создаётся двумя способами:
| Источник | Кто создаёт | Назначение ответственного |
|---|---|---|
| Сайт (форма) | Автоматически | Подлежит ручному или автоматическому распределению |
| Менеджер («в полях») | Менеджер вручную | Автоматически закрепляется за ним |
Карточка заявки содержит: название клиента, контактное лицо, телефон, почту и текстовое поле с описанием объёма работ. К заявке можно прикрепить фото или скан — это важно для ремонтных проектов, где нужно зафиксировать исходное состояние помещения.
После создания заявка получает статус «Новая» автоматически — до того, как с ней начнут работать.
Этап замера: задача с чек-листом
Когда карточка попадает на этап замера, система автоматически создаёт задачу «Провести замер» и добавляет к ней чек-лист:
- Изучить заявку
- Определить проблемы
- Наметить дополнительные услуги
- Подтвердить выезд за час
- Провести замер
- Сделать фото/видео сложных моментов
- Планировка помещения
- Подписать акт замера
- Выслать акт и замерный лист в Битрикс24
Это исключает ситуацию, когда замерщик выезжает без подготовки или забывает подписать акт на месте. Узнать больше об автоматическом создании задач из воронки можно в статье про роботов и триггеры в воронке Битрикс24.
Распределение по бригадам
После замера и согласования коммерческого предложения объект передаётся в производство. На этом этапе:
- Создаётся задача для бригадира (или бригады как группы пользователей).
- В задании доступна ссылка на карточку сделки — бригадир видит контакты заказчика, дату старта и дату окончания.
- Все задачи по объектам выстроены последовательно: перед выходом на объект работник проверяет, закрыт ли предыдущий этап.
Если в компании несколько бригад, логику назначения можно выстроить по правилам — подробнее об этом в материале про распределение лидов в Битрикс24.
Контроль хода работ и сдача объекта
Каждый этап производственной воронки отражает реальную стадию работ на объекте. Руководитель видит канбан-доску с актуальным состоянием всех объектов. При переходе на финальный этап автоматически создаётся задача на приёмку и подписание акта сдачи.
Что настраивалось технически
В рамках типового проекта для строительной компании выполняются следующие блоки настроек:
- Воронка продаж (CRM) — стадии от «Новой заявки» до «Замера», «Согласования КП» и «Передачи в производство». Настройка пользовательских полей карточки под специфику: адрес объекта, тип работ, площадь, даты.
- Производственная воронка — отдельная воронка или Смарт-процесс для ведения объектов после заключения договора. Этапы отражают реальный ход работ.
- Карточки сотрудников и прав доступа — бригадир видит только свои объекты; руководитель — все.
- Шаблоны задач — задача на замер, задача на выезд бригады, задача на приёмку — каждая со своим чек-листом.
- Роботы на стадиях — автосоздание задач, уведомления ответственным, смена статуса при выполнении задачи.
Подробнее о настройке пользовательских полей в Битрикс24 и о том, как грамотно выстроить связи между сущностями (сделка — задача — контакт — объект), читайте в соответствующих материалах.
Автоматизация: роботы и задачи
Ключевые автоматизации, которые закрывают основные «дыры» в процессе:
| Триггер | Действие робота |
|---|---|
| Карточка перешла на этап замера | Создать задачу «Провести замер» + добавить чек-лист |
| Задача по замеру завершена | Переместить карточку на следующую стадию воронки |
| Договор подписан | Создать задачу бригадиру с датами и ссылкой на сделку |
| Истекает дата окончания работ | Уведомить руководителя и ответственного менеджера |
| Объект переходит на финальный этап | Создать задачу «Подписать акт сдачи» |
Такая цепочка роботов исключает ручные напоминания и снижает риск «потерянных» объектов. Важно, что бригадир перед выходом на очередной этап физически видит в системе, закрыт ли предыдущий — это встроенный контроль последовательности.
Что получила компания в итоге
После внедрения Битрикс24 строительная компания получила:
- Единый реестр объектов — все заявки, сделки и задачи хранятся в одном месте, без разрозненных таблиц.
- Прозрачность для руководителя — дашборд с актуальным состоянием каждого объекта в режиме реального времени.
- Стандартизацию выезда на замер — автоматический чек-лист исключает пропуск шагов.
- Контроль бригад без ручного микроменеджмента — задачи ставятся и закрываются системно, руководитель получает уведомление только при отклонении от плана.
- Историю по каждому клиенту — все звонки, документы, фото и переписка привязаны к карточке объекта.
Если ваша компания только планирует первое внедрение, стоит начать с обзорной статьи Битрикс24 для строительной компании: CRM с нуля за месяц.