Что такое электронная подпись и зачем она нужна в Битрикс24
Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая выступает аналогом собственноручной подписи и позволяет однозначно установить, кто подписал документ. В Битрикс24 ЭП используется в двух инструментах:
- Битрикс24.Подпись — для подписания документов с клиентами и контрагентами.
- Битрикс24.КЭДО — для кадрового электронного документооборота с сотрудниками.
По ФЗ-63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011 существует три вида ЭП: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Каждый вид имеет свою юридическую силу и область применения. Использовать их нужно строго в соответствии с требованиями актуального законодательства РФ.
ПЭП — простая электронная подпись
Что такое ПЭП
Простая электронная подпись формируется без криптографических средств. Она позволяет определить лицо, подписавшее документ, но не защищает документ от изменений после подписания.
В контексте Битрикс24: - В КЭДО ПЭП формируется в момент, когда сотрудник нажимает кнопку «Подписать» в интерфейсе портала. Ключом ПЭП служит пароль, которым работник авторизуется на корпоративном портале. - В Битрикс24.Подпись ПЭП используется при подписании контрагентом по SMS-коду или коду из e-mail — так же, как при подтверждении платежа в банк-клиенте.
После подписания формируется цифровой сертификат подписания, который фиксирует: название документа, данные подписавших, ключ проверки ПЭП, дату и время подписания, а также QR-код для проверки целостности документа.
Юридическая сила и ограничения ПЭП
ПЭП признаётся юридически значимой при соблюдении ряда условий:
- Между сторонами заключено соглашение об ЭДО (ч. 2 ст. 9 ФЗ-63). Оно должно описывать правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа. Bitrix24 предоставляет шаблоны соглашений для РФ. Соглашение подписывается на бумаге (живые подписи и печати) — для каждого контрагента отдельно либо включается в условия первого бумажного договора.
- ПЭП подписывают только физические лица. Реквизиты юридического лица контрагента подтягиваются в документ через данные, привязанные к контакту по ИНН.
- Идентификация подписанта в «Подписи» — по номеру телефона: в сертификате фиксируется, что документ подписал владелец указанного номера.
Первичные учётные документы можно подписывать ПЭП (п. 5 ст. 9 ФЗ-402, п. 17 ФСБУ 27/2021; Минфин подтверждает признание расходов по налогу на прибыль). Несколько связанных документов можно подписать одной подписью как пакет (ч. 4 ст. 6 ФЗ-63).
Нельзя подписывать ПЭП (по актуальному законодательству РФ): - Счета-фактуры и УПД с признаком «1» (включающий счёт-фактуру) — для них требуется УКЭП. - В КЭДО нельзя через ПЭП оформлять: трудовые книжки/сведения о трудовой деятельности (если не перешли на ЭТК), акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении (за исключением дистанционных работников по ст. 312.3 ТК РФ), записи об инструктажах по охране труда.
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись
Что такое УНЭП
УНЭП создаётся с использованием средств криптографической защиты информации. Она: - Позволяет однозначно установить личность подписанта. - Обнаруживает факт внесения изменений в документ после подписания. - Создаётся с использованием средств ЭП, но не требует квалифицированного сертификата от аккредитованного удостоверяющего центра.
Ключ проверки УНЭП указывается в сертификате ключа проверки, выданном удостоверяющим центром.
УНЭП в Битрикс24.КЭДО
В КЭДО УНЭП — основной инструмент подписания со стороны сотрудника при работе через приложение «Госключ»:
- Сотрудник устанавливает мобильное приложение «Госключ» и проходит идентификацию через ЕСИА (подтверждённая учётная запись Госуслуг + российский СНИЛС).
- Получает УНЭП бесплатно при регистрации в приложении.
- Документ доступен сотруднику на подпись 24 часа; если не успел — кадровик переотправляет (весь процесс заново запускать не нужно, срок стартует заново).
- Госключ работает только для граждан РФ, в том числе если сотрудник находится за границей.
УНЭП через Госключ подходит для персонализированных кадровых документов — трудовых договоров, приказов, допсоглашений, содержащих личные данные сотрудника.
Проверить УНЭП, полученную через Госключ, можно на портале: https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/sig-check-unep.
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись
Что такое УКЭП
УКЭП соответствует всем признакам УНЭП и дополнительно: - Ключ проверки УКЭП указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром либо уполномоченным федеральным органом (в том числе УЦ ФНС). - Для создания и проверки используются средства ЭП, имеющие подтверждение соответствия требованиям ФЗ-63.
УКЭП — подпись с максимальной юридической силой. Документ, подписанный УКЭП, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью при условии (по актуальному законодательству РФ): 1. Сертификат КЭП был действителен на дату подписания. 2. Подтверждена принадлежность сертификата его владельцу. 3. В документ не вносились изменения после подписания.
УКЭП в Битрикс24.КЭДО
Со стороны работодателя подписание в КЭДО всегда осуществляется через УКЭП — без исключений. Два сценария:
| Кто подписывает | Что нужно |
|---|---|
| Генеральный директор | Только личная УКЭП. Режим подписания по доверенности должен быть отключён. |
| Кадровик по доверенности | Личная УКЭП + МЧД (машиночитаемая доверенность) + обезличенный сертификат организации. |
Обезличенный сертификат — «цифровая печать организации», не принадлежащая конкретному лицу. Выдаётся в УЦ ФНС лично руководителю, в единственном экземпляре. Нужен только при подписании по МЧД для отправки документов в Госключ.
МЧД (машиночитаемая доверенность) в Битрикс24 не создаётся. Оформляется бесплатно на сайте ФНС: https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/create (срок действия — 1–1,5 года). При загрузке XML Битрикс24 проверяет срок действия — просроченную МЧД не примет.
Для работы с УКЭП используется КриптоПро CSP 5.0+ и плагин для браузера. При использовании Edge или Яндекс.Браузера могут возникать проблемы с подписанием — в этом случае рекомендуется Firefox.
Сравнительная таблица: ПЭП, УНЭП, УКЭП
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Криптографическая защита | Нет | Есть | Есть |
| Определяет подписанта | Да | Да | Да |
| Обнаруживает изменения в документе | Нет | Да | Да |
| Квалифицированный сертификат | Не нужен | Не нужен | Обязателен |
| Юридическая сила без соглашения сторон | Низкая | Средняя | Максимальная |
| Где применяется в Б24 | Подпись (клиенты), КЭДО (сотрудник — внутренний провайдер) | КЭДО (сотрудник — Госключ) | КЭДО (работодатель — всегда), Госключ (УКЭП сотрудника) |
| Стоимость для сотрудника | Бесплатно | Бесплатно (Госключ) | Платно (токен + УЦ) |
Какие документы каким видом подписи подписывать
Документы с контрагентами (Битрикс24.Подпись)
В инструменте «Подпись» используется только ПЭП. Это подходит для большинства коммерческих документов:
- ✅ Договоры, акты, дополнительные соглашения — можно при наличии соглашения об ЭДО.
- ✅ УПД с признаком «2» (без счёта-фактуры) — можно.
- ✅ Первичные учётные документы — можно (Минфин подтверждает).
- ❌ Счета-фактуры и УПД с признаком «1» — нельзя, по закону требуется УКЭП.
Решение о применимости конкретного документа под ПЭП лежит на стороне клиента — рекомендуется консультация юриста.
Подробнее о том, как автоматизировать работу с документами, читайте в статье про шаблоны документов в Битрикс24 и согласование договоров.
Кадровые документы (Битрикс24.КЭДО)
Выбор вида подписи со стороны сотрудника зависит от провайдера и типа документа. Работодатель всегда подписывает УКЭП.
| Вид документа | Провайдер | Подпись сотрудника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, доп. соглашение, приказ (с личными данными) | Госключ | УНЭП или УКЭП |
| ЛНА, регламенты — ознакомление без персональных данных | Битрикс24 КЭДО | ПЭП (Лист ознакомления) |
| Заявления сотрудника (отпуск, командировка и др.) | Госключ или Такском | УНЭП (Госключ) / облачная УНЭП (Такском) |
Нельзя формировать в КЭДО (по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ по актуальному законодательству РФ): трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении (по ст. 22.2), записи об инструктажах по охране труда.
Если планируете запустить КЭДО — изучите первые шаги внедрения КЭДО в Битрикс24: статья охватывает организационную подготовку и подключение провайдеров.
Как работает Битрикс24.Подпись
На схеме ниже показан путь документа от создания до попадания в «Сейф»: компания формирует документ в Битрикс24, система доставляет его контрагенту по e-mail или SMS, после двустороннего подписания итоговый PDF с цифровым сертификатом сохраняется в защищённом хранилище.
flowchart LR
A[Компания: создаёт документ в разделе Подпись или из Сделки] --> B[Мастер подписания: разметка полей, выбор сторон, канал доставки]
B --> C{Канал доставки}
C -->|e-mail| D[Контрагент получает ссылку по e-mail]
C -->|SMS / WhatsApp| E[Контрагент получает ссылку по SMS]
D --> F[Контрагент подписывает по коду — ПЭП]
E --> F
F --> G[Компания подписывает со своей стороны]
G --> H[PDF + цифровой сертификат → Сейф]
Ключевые параметры инструмента:
- Воронка документов со стадиями: «Черновик» → … → «Полностью подписан» / «Успех».
- Запуск: раздел «Подпись» → «Создать» / «Подписать», или из карточки сделки CRM.
- Динамические поля CRM (имя, реквизиты) подставляются автоматически; незаполненные запрашиваются у клиента и записываются обратно в CRM.
- Автоматизация: робот «Отправить документ на подпись», триггеры по факту подписания, активити в дизайнере бизнес-процессов. Робот работает только в Сделках.
- Итоговый PDF хранится в «Сейфе» без ограничения по сроку; 14 дней — только срок на скачивание файла из письма.
Ограничения (по состоянию на середину 2026): - За одну отправку — только один контрагент. - Сначала всегда подписывает компания, потом клиент. - Конкретного подписанта от компании (директор / бухгалтер) выбрать нельзя — выбирается компания и её телефон. - Лимит документа при подписании по SMS — 100 страниц.
Тарифные ограничения:
| Функция | Условие |
|---|---|
| Подписание по e-mail | Все актуальные тарифы (включая бесплатный) |
| SMS / WhatsApp | Тариф «Профессиональный» и выше |
| Подписание из CRM (Сделки), роботы | Тариф «Профессиональный» и выше |
| Коробочная версия | Доступна с октября 2023 |
| NFR-порталы | Подпись работает; SMS недоступны |
Роботы и триггеры, которые можно использовать вместе с «Подписью», подробно описаны в статье роботы и триггеры в Битрикс24.
Как работает Битрикс24.КЭДО
Ключевое правило разграничения инструментов: КЭДО — только с людьми, заведёнными в структуру компании на портале (трудовые отношения по ТК РФ). С клиентами, контрагентами, самозанятыми и ИП-неработниками — только «Подпись».
Подписанные документы хранятся: - У кадровика — в «Сейфе компании». - У сотрудника — в Профиле → «Мои документы».
Подписанный электронный документ состоит из:
- Файла ЭД в формате PDF (по требованиям Приказа Минтруда № 578н — PDF/A-1A; Битрикс24 конвертирует автоматически).
- Файлов электронных подписей УКЭП/УНЭП в формате .SIG.
- МЧД (при подписании по доверенности).
- Описания ЭД в формате XML.
- Образа документа со штампом подписания (название, данные подписавших, ключ проверки ПЭП, дата/время).
Важные ограничения КЭДО: - В документе максимум 2 подписи (работодатель + сотрудник). Отметка о согласовании подписью не является. - Отозвать подписанный документ нельзя. При ошибке — выпускается Акт отмены. - Для документов с 3+ подписями (например, авансовый отчёт) КЭДО пока не подходит. - Согласие сотрудника на КЭДО обязательно (без него подписание можно оспорить). Соглашение о переходе подписывается на бумаге.
О том, как выстроить процессы согласования внутри компании, читайте в статье маршруты согласования документов в Битрикс24.
Итог: выбор вида подписи в Битрикс24
| Ситуация | Инструмент | Вид подписи |
|---|---|---|
| Договор / акт с клиентом | Битрикс24.Подпись | ПЭП (обе стороны) |
| УПД признак «1» (со счётом-фактурой) | Внешний ЭДО-оператор | УКЭП |
| Трудовой договор, приказы с сотрудником | Битрикс24.КЭДО + Госключ | Работодатель — УКЭП; сотрудник — УНЭП/УКЭП |
| Ознакомление с ЛНА / регламентами | Битрикс24.КЭДО (ПЭП) | Работодатель — УКЭП; сотрудник — ПЭП |
| Ознакомление через Такском (без смартфона) | Битрикс24.КЭДО + Такском | Работодатель — УКЭП; сотрудник — облачная УНЭП |
АС Проект — Платиновый партнёр Битрикс24 — внедряем КЭДО и Битрикс24.Подпись под ключ: от Положения о КЭДО до настройки провайдеров подписи и обучения сотрудников. Если планируете перевести кадровый или коммерческий документооборот в электронный формат — готовы помочь с анализом и запуском.