Что такое КЭДО и на каком основании работает
КЭДО — кадровый электронный документооборот, предусмотренный ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Он представляет собой создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде — без дублирования на бумаге (за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством).
Электронные документы, подписанные электронной подписью (ЭП), признаются равными по юридической силе бумажным документам с собственноручной подписью. Это прямо закреплено в типовых Положениях о КЭДО и опирается на ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ТК РФ.
Важное условие: перевод сотрудника на КЭДО требует его письменного согласия. Без согласия подписание электронных документов можно оспорить. Часть работников вправе отказаться — с ними кадровый учёт ведётся на бумаге параллельно.
Какие документы можно перевести в КЭДО
Большинство стандартных кадровых документов допускает перевод в электронный вид. Ниже — перечень, используемый в типовой практике внедрения.
Документы при приёме на работу
| Документ | Примечание |
|---|---|
| Трудовой договор (офис / удалённо / офис-менеджер) | Подписывается обеими сторонами |
| Заявление о приёме на работу | От работника |
| Приказ о приёме на работу | От работодателя |
| Согласие на обработку персональных данных | Обязательный документ при приёме |
| Форма Т-2 (личная карточка) | Электронная версия унифицированной формы |
| Договор о материальной ответственности | При наличии мат. ответственности |
| Приказ о материальной ответственности | При наличии мат. ответственности |
| Уведомление-согласие на КЭДО | Подписывается при переходе |
| Заявление о переходе на электронную трудовую книжку | Если сотрудник ранее не подавал |
Документы в течение трудовых отношений
| Документ | Примечание |
|---|---|
| Дополнительные соглашения к трудовому договору | В т.ч. допсоглашение о КЭДО |
| Форма Т-6 (приказ на отпуск) | Унифицированная форма |
| Заявление на отпуск | От работника |
| Уведомление о начале отпуска | От работодателя (когда график утверждён на год) |
| Заявление о предоставлении стандартного налогового вычета | При наличии детей |
| Локальные нормативные акты (ЛНА) и регламенты | Ознакомление — через «Лист ознакомления» |
Документы при увольнении
- Заявление об увольнении — переводится в КЭДО.
- Приказ об увольнении — особый случай, см. следующий раздел.
Какие документы нельзя вести только в электронном виде
По актуальному ТК РФ (ч. 3 ст. 22.1) установлен закрытый перечень документов, которые нельзя формировать исключительно в электронном виде — бумажный экземпляр обязателен:
- Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности — если работник не перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК). После перехода на ЭТК бумажная книжка выдаётся на руки и больше не ведётся.
- Акты о несчастных случаях на производстве — оформляются только на бумаге.
- Приказы об увольнении — по ст. 22.2 ТК РФ подписать через КЭДО нельзя. (Исключение: дистанционные работники по ст. 312.3 ТК РФ — для них допускается подписание ПЭП, если это прямо предусмотрено трудовым договором.)
- Записи об инструктажах по охране труда — фиксируются в журналах на бумаге.
Важно: перечень исключений может дополняться подзаконными актами. Перед утверждением Положения о КЭДО рекомендуется сверяться с актуальной редакцией ТК РФ и консультацией юриста.
Особые случаи: когда правила меняются
Ряд ситуаций требует отдельного внимания:
-
Документы с тремя и более подписями (например, авансовый отчёт с визой бухгалтера, руководителя и сотрудника). В Битрикс24.КЭДО поддерживается максимум 2 подписи (работодатель + работник). Отметка о согласовании — не подпись, она видна только в печатной версии. Такие документы пока не подходят для КЭДО.
-
Дистанционные сотрудники (ст. 312.3 ТК РФ) — для них перечень документов, допустимых к подписанию ПЭП, расширен по сравнению с обычным режимом КЭДО по ст. 22.2.
-
Положение о КЭДО допускает два варианта охвата: либо КЭДО применяется ко всем допустимым кадровым документам сразу, либо компания фиксирует ограниченный перечень в Приложении № 1 к Положению. Документы, не включённые в перечень, составляются на бумаге. По опыту внедрений: начинать с узкого перечня и расширять его постепенно — более безопасный подход.
-
Нельзя декларировать в Положении «подписываем всё», а по факту вести часть документов на бумаге — это юридически некорректно. При наличии технических ограничений допустима оговорка: «при отсутствии технической возможности — допускается бумажный вариант».
Как перевод документов реализован в Битрикс24.КЭДО
На схеме показано, как документ проходит путь от инициатора (кадрового специалиста) до подписанного архива: кадровик создаёт документ по шаблону, документ последовательно проходит согласование, подписание со стороны работодателя (УКЭП) и подписание сотрудником (УНЭП/ПЭП/УКЭП через Госключ или Битрикс24 КЭДО), после чего сохраняется в «Сейфе компании» и профиле сотрудника.
flowchart LR
HR[Кадровик\nсоздаёт документ] --> AGREE[Согласующий\nопционально]
AGREE --> FILL[Заполняющий\nопционально]
FILL --> SIGN_ER[Подписант\nработодатель — УКЭП]
SIGN_ER --> SIGN_EE[Сотрудник\nУНЭП / ПЭП / УКЭП]
SIGN_EE --> SAFE[Сейф компании\n+ Профиль сотрудника]
Маршрут подписания документа
Участники маршрута настраиваются в шаблоне кадровиком:
- Согласующий — просматривает документ и состав участников до подписания, без ЭП. Роль необязательна; в простом маршруте выбирается только по оргструктуре (руководитель или заместитель руководителя отдела). Для сложных цепочек — через маршруты согласования.
- Заполняющий — вносит данные (в т.ч. СНИЛС) до представителя компании. Роль необязательна, доступна только в шаблонах «от компании».
- Подписант (представитель компании) — подписывает УКЭП.
- Сотрудник — конечный подписант.
Со стороны работника поддерживаются три варианта подписи в зависимости от выбранного провайдера:
| Провайдер | Подпись сотрудника | Стоимость | Как подписывает |
|---|---|---|---|
| Госключ | УНЭП (бесплатно) / УКЭП | Бесплатно | Приложение «Госключ» на телефоне; по СНИЛС; окно — 24 часа |
| Битрикс24 КЭДО | ПЭП | Бесплатно | Подтверждение в мобильном приложении Б24 |
| Такском / Такском-Ручка | Облачная УНЭП | Платно (тариф провайдера) | В т.ч. со стационарного ПК без смартфона |
Подробнее о видах подписи и когда какую применять — в статье «Виды электронной подписи в Битрикс24.Подпись: ПЭП, УНЭП и УКЭП».
Хранение и юридическая сила
- Подписанный документ хранится в «Сейфе компании» (для кадровика) и в разделе «Мои документы» профиля сотрудника.
- Формат архива — PDF/A-1A (требование Приказа Минтруда № 578н от 20.09.2022, действует с 01.03.2023). Битрикс24 конвертирует документы в нужный формат автоматически.
- При подписании формируются: протокол, открепленные подписи, проверяемая версия и версия для печати со штампом подписания (название документа, данные подписавших, ключ проверки ПЭП, дата и время).
- Отозвать подписанный документ нельзя — УНЭП и УКЭП не отзываются. При ошибке кадровая служба выпускает Акт отмены.
- По заявлению работника копии документов изготавливаются на бумаге и заверяются уполномоченным лицом работодателя не позднее 3 рабочих дней с момента заявления.
Организационные условия для перехода на КЭДО
Перед тем как начать переводить документы в электронный вид, необходимо выполнить ряд обязательных шагов:
- Определить перечень документов, которые будут подписываться через КЭДО.
- Определить перечень сотрудников для перевода на КЭДО.
- Получить согласие сотрудников на переход. Порядок зависит от категории работника:
| Категория | Текущие сотрудники | Новые сотрудники |
|---|---|---|
| Офисные работники со стажем на 31.12.2021 | Согласие только на бумаге | Согласие на бумаге (допускается электронное) |
| Дистанционные работники со стажем на 31.12.2021 | Согласие на бумаге (допускается электронное) | Согласие на бумаге (допускается электронное) |
| Работники без стажа на 31.12.2021 | Согласие не требуется | Согласие не требуется |
- Подготовить внутренние документы: Положение о КЭДО, Приказ о введении КЭДО, допсоглашение к трудовому договору.
- Выпустить УКЭП для кадрового специалиста, настроить рабочее место с КриптоПро и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
- Подключить Госключ: подать заявку через helpdesk Битрикс24, получить API-ключ на Госуслугах, установить приложение «Госключ» для пилотной группы сотрудников.
Если организация только начинает внедрение — рекомендуем ознакомиться с материалом «КЭДО в Битрикс24: первые шаги внедрения за 30 дней».
Отдельно стоит учесть: если в компании несколько юридических лиц на одном портале, для каждого потребуется собственный API-ключ Госключа и отдельные шаблоны маршрутов.
АС Проект — Платиновый партнёр Битрикс24 — внедряет КЭДО и Битрикс24.Подпись под ключ: от подготовки Положения о КЭДО и настройки шаблонов до выпуска подписей и обучения кадровой службы.