Зачем нужны локальные акты при переходе на КЭДО
По актуальному ТК РФ (ст. 22.1–22.2) работодатель вправе ввести кадровый электронный документооборот только при соблюдении двух условий: наличия локального нормативного акта (ЛНА), регулирующего порядок КЭДО, и письменного согласия каждого сотрудника, которого это затрагивает.
Без оформленного пакета документов электронное подписание кадровых актов не имеет юридической силы — суд или трудовая инспекция вправе признать их ненадлежащими. Поэтому до запуска системы в Битрикс24 необходимо завершить «бумажный» этап.
Минимальный комплект локальных актов:
| Документ | Обязателен | Кем подписывается |
|---|---|---|
| Положение о КЭДО | Да | Работодатель (руководитель) |
| Приказ о введении КЭДО | Да | Руководитель организации |
| Согласие сотрудника на КЭДО | Да (для большинства категорий) | Каждый работник |
| Допсоглашение к трудовому договору | Рекомендуется | Работник + работодатель |
Подробнее о том, какие конкретные кадровые документы допустимо переводить в электронный вид, а какие обязательно остаются на бумаге, читайте в статье «Какие кадровые документы можно перевести в КЭДО, а какие нельзя».
Положение о КЭДО: что включить
Положение — основной ЛНА, который определяет все правила электронного взаимодействия между работодателем и сотрудниками. Согласно образцу, применяемому в нашей практике, документ разрабатывается в соответствии с ТК РФ, ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ФЗ-149 «Об информации».
Обязательные разделы Положения
- Общие положения — цели введения КЭДО, ссылки на нормативную базу, круг участников (только сотрудники, давшие согласие).
- Основные понятия — определения КЭДО, электронного документа, видов электронной подписи (ПЭП, УНЭП, УКЭП).
- Информационная система — наименование системы, адрес портала (для Битрикс24 указывается URL корпоративного портала), порядок доступа к ней.
- Перечень электронных документов — здесь два варианта оформления: - Вариант 1: КЭДО применяется ко всем кадровым документам, для которых законодательно допускается электронный вид. - Вариант 2: фиксированный перечень в Приложении № 1 (остальные документы — на бумаге).
- Порядок подписания — какой вид подписи использует каждая из сторон: работодатель подписывает УКЭП; работник — УНЭП (через Госключ), ПЭП (через приложение Битрикс24) или УКЭП.
- Порядок хранения электронных документов — в «Сейфе компании» (кадровик) и в профиле сотрудника раздел «Мои документы». Работодатель обеспечивает хранение в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.
- Компрометация ключа ЭП — ответственность сотрудника за сохранность ключа.
Что нельзя прописывать в Положении
По актуальному ТК РФ (ч. 3 ст. 22.1) ряд документов нельзя вести в КЭДО вне зависимости от того, что написано в Положении:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (если сотрудник не перешёл на ЭТК);
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы об увольнении (кроме дистанционных работников по ст. 312.3 ТК РФ);
- записи об инструктажах по охране труда.
Важно: нельзя декларировать в Положении «подписываем всё электронно», а по факту вести часть документов на бумаге. По нашему опыту, надёжнее переходить постепенно, начав с ограниченного перечня, и при необходимости добавить оговорку: «при отсутствии технической возможности подписать через КЭДО допускается бумажный вариант».
Приказ о введении КЭДО
Приказ — распорядительный документ, которым руководитель официально запускает КЭДО в организации. Он издаётся до начала использования системы и до уведомления сотрудников.
Что должен содержать приказ
На основе типового образца из нашей базы приказ включает:
- Дату введения КЭДО — с какого числа начинает действовать.
- Охват сотрудников — два варианта: - все категории работников; - перечисленные категории (например, только офисные сотрудники или только новые).
- Утверждение Положения о КЭДО — с перечислением всего, что оно регулирует: сведения об информационной системе, перечень электронных документов, порядок доступа, иные положения по ТК РФ.
- Срок уведомления сотрудников — конкретная дата, до которой кадровая служба обязана ознакомить работников с переходом и получить согласия.
- Ответственное лицо — должность и Ф.И.О. лица, контролирующего исполнение приказа.
- Лист ознакомления — сотрудники расписываются о том, что ознакомлены с приказом.
Приказ подписывается руководителем организации собственноручно (до запуска КЭДО подписывать его в электронном виде нецелесообразно).
Уведомление сотрудников и получение согласия
Согласие сотрудника на КЭДО — обязательное условие по актуальному ТК РФ. Без него подписание кадровых документов через систему может быть оспорено.
Кому нужно согласие, а кому нет
Правила различаются в зависимости от стажа и категории сотрудника:
| Категория | Текущие сотрудники | Кандидаты на трудоустройство |
|---|---|---|
| Офисные работники со стажем на 31.12.2021 | Согласие только на бумаге | Согласие на бумаге (допускается электронное) |
| Дистанционные работники со стажем на 31.12.2021 | Согласие на бумаге (допускается электронное) | Согласие на бумаге (допускается электронное) |
| Работники без стажа на 31.12.2021 | Согласие не требуется | Согласие не требуется |
По актуальному ТК РФ: согласие на переход на КЭДО подписывается на бумаге. Соглашение о переходе на электронный документооборот — тоже бумажный документ. Электронный вариант допускается только для отдельных категорий (см. таблицу).
Что делать с отказавшимися
Сотрудники вправе отказаться от КЭДО. По актуальному ТК РФ отказ не является основанием для каких-либо санкций. С такими работниками кадровый документооборот ведётся параллельно — на бумажных носителях. При этом в Положении о КЭДО участниками системы признаются только те, кто дал согласие.
После того как сотрудник дал согласие, отозвать его трудовым законодательством не предусмотрено.
Роль представительного органа и профсоюза
По актуальному ТК РФ при наличии в организации профсоюза или иного представительного органа работников Положение о КЭДО принимается с учётом его мнения в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Если такого органа нет — процедура согласования с ним не требуется.
Какие документы ведутся через КЭДО
На основе типового перечня, используемого при внедрениях, в КЭДО можно перевести следующие кадровые документы (при условии соответствия требованиям ТК РФ):
- трудовой договор (офис, удалёнка);
- заявление о приёме на работу;
- приказ о приёме на работу;
- согласие на обработку персональных данных;
- личная карточка (форма Т-2);
- приказ на отпуск (форма Т-6) и заявление на отпуск;
- уведомление о начале отпуска;
- допсоглашения к трудовому договору;
- договор и приказ о материальной ответственности;
- заявление о предоставлении налогового вычета;
- заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
- уведомление-согласие на КЭДО;
- заявление об увольнении.
Документы, не включённые в утверждённый перечень, продолжают оформляться на бумаге с собственноручной подписью сторон.
На схеме ниже показан типовой маршрут оформления перехода на КЭДО: от подготовки локальных актов до запуска системы и параллельного ведения документов с отказавшимися сотрудниками.
flowchart TD
A[Разработка Положения о КЭДО] --> B[Согласование с профсоюзом / представительным органом]
B --> C[Издание приказа о введении КЭДО]
C --> D[Уведомление сотрудников]
D --> E{Сотрудник даёт согласие?}
E -- Да --> F[Подписание согласия на бумаге]
F --> G[Допсоглашение к трудовому договору]
G --> H[Подключение к КЭДО в Битрикс24]
E -- Нет --> I[Бумажный документооборот параллельно]
Как всё это работает в Битрикс24.КЭДО
После оформления локальных актов начинается технический этап. Именно здесь подключается Битрикс24.КЭДО — инструмент, работающий в рамках корпоративного портала.
Подготовка к запуску
Перед стартом потребуется:
- Определить перечень документов и категории сотрудников, которые будут переведены на КЭДО.
- Выпустить УКЭП для кадрового специалиста, настроить рабочее место с КриптоПро и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) — создаётся на сайте ФНС бесплатно, не в Битрикс24.
- Получить API-ключ на портале Госуслуг (для работы с провайдером Госключ) — для этого назначается ответственный сотрудник с соответствующими полномочиями.
- Подать заявку на подключение КЭДО+Госключ через форму Битрикс24.
- Сотрудникам из пилотной группы установить на смартфон приложение «Госключ» и сгенерировать подпись (требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах и российский СНИЛС).
Виды подписи сотрудника в системе
Битрикс24.КЭДО поддерживает три провайдера для подписания сотрудником:
| Провайдер | Вид подписи | Стоимость | Особенности |
|---|---|---|---|
| Госключ | УНЭП / УКЭП | Бесплатно | Приложение на смартфоне; окно подписания — 24 часа |
| Битрикс24 КЭДО | ПЭП | Бесплатно | Подтверждение в приложении Б24; без персонализации (только ЛНА, регламенты) |
| Такском | Облачная УНЭП | Платно | Доступно с ПК без смартфона |
Работодатель всегда подписывает УКЭП. Представитель компании (кадровик) действует по МЧД; генеральный директор — только личной УКЭП без доверенности.
Хранение и юридическая значимость
Подписанные документы хранятся в «Сейфе компании» (для кадровика) и в разделе «Мои документы» профиля сотрудника. Формат архива — PDF/A-1A в соответствии с Приказом Минтруда № 578н (действует с 01.03.2023); Битрикс24 конвертирует документы автоматически.
Если в документе допущена ошибка после подписания — отозвать его нельзя. Кадровая служба выпускает Акт отмены.
По заявлению сотрудника работодатель обязан изготовить бумажную копию подписанного электронного документа не позднее чем в течение 3 рабочих дней.
Подробнее о первых технических шагах после оформления локальных актов — в статье «КЭДО в Битрикс24: первые шаги внедрения за 30 дней». Если вам нужны инструменты для маршрутизации согласования документов, обратите внимание на статью «Маршруты согласования документов в Битрикс24: многоуровневые цепочки».
АС Проект внедряет КЭДО под ключ
АС Проект — Платиновый партнёр Битрикс24 — помогает компаниям юридически и технически оформить переход на КЭДО: разрабатывает пакет локальных актов (Положение, приказ, шаблоны согласий), настраивает Битрикс24.КЭДО, подключает Госключ и обучает кадровую службу. Если вы запускаете КЭДО впервые или хотите проверить, всё ли оформлено корректно — обратитесь к нам.