Почему стандартная CRM не подходит агентству
Рекламное агентство работает в двух режимах одновременно: продаёт новые проекты и исполняет уже заключённые договоры. Большинство CRM-систем хорошо справляются с первым, но плохо — со вторым. В результате менеджеры дублируют данные в таблицах, тимлиды не видят загрузку команды, а бухгалтерия выставляет счета «на глаз».
Типичные боли, с которыми агентства приходят на внедрение:
- Нет единого места для хранения брифов, правок и финальных материалов по клиенту
- Трудозатраты фиксируются в отдельных таблицах или не фиксируются вообще
- Невозможно быстро собрать отчёт: сколько часов потрачено на конкретного клиента за месяц
- Передача проекта из отдела продаж в производство происходит через мессенджер
Битрикс24 решает эти задачи за счёт связки CRM → Задачи и проекты → учёт времени → отчёты — всё в одной системе.
Структура CRM: клиент, сделка, проект
Базовая архитектура для агентства строится на стандартных сущностях Битрикс24, но с чёткой логикой переходов между ними.
На схеме показано, как входящий запрос от клиента проходит путь от лида до исполнения проекта: лид квалифицируется и переходит в сделку воронки продаж, после подписания договора создаётся проект (группа или смарт-процесс), к которому привязываются задачи с учётом времени.
flowchart LR
LEAD[Лид / Входящий запрос] --> DEAL[Сделка: воронка продаж]
DEAL --> CONTRACT[Договор подписан]
CONTRACT --> PROJECT[Проект / Группа в Б24]
PROJECT --> TASKS[Задачи по кампании]
TASKS --> TIME[Учёт трудозатрат]
TIME --> REPORT[Отчёт для клиента / биллинг]
Карточка компании — центральный объект. К ней привязываются: - все контакты на стороне клиента (маркетолог, финдиректор, технолог) - история сделок и договоров - проекты, которые ведутся в данный момент - задачи, связанные с этим клиентом
Пользовательские поля в карточке компании позволяют хранить специфику агентства: тип клиента, индустрия, бюджет медиаплана, ответственный аккаунт-менеджер.
Воронка продаж: от брифа до договора
Для агентства характерны длинные циклы сделки — несколько итераций брифа, согласование медиаплана, правки КП. Воронка продаж в Битрикс24 отражает эти стадии явно.
Типовые стадии воронки рекламного агентства:
| Стадия | Что происходит |
|---|---|
| Новый запрос | Лид зафиксирован, назначен аккаунт-менеджер |
| Бриф получен | Заполнен бриф, поставлена задача на медиаплан |
| КП отправлено | Отправлено коммерческое предложение, ждём ответа |
| Согласование | Идут правки, переговоры по бюджету |
| Договор | Договор подписан, передача в производство |
| Проигран | Причина указана, клиент уходит в базу для прогрева |
После перехода на стадию «Договор» в сделке автоматически может запускаться робот: создаётся проект, назначается ответственный, уведомляется команда. Это исключает ситуацию, когда продажа состоялась, а производство об этом не знает.
Подробнее о построении сложных воронок — в статье про воронку проектных продаж в Битрикс24.
Управление проектами по клиентам
Каждый клиент или рекламная кампания ведётся как отдельная группа (проект) в Битрикс24. Это даёт:
- Изолированное пространство задач, файлов и переписки по конкретному клиенту
- Возможность назначать участников только на нужные проекты (контроль доступа)
- Отдельную очередь задач с фильтрацией по исполнителю, срокам, типу работ
- Канбан-доску для визуального контроля статуса задач по кампании
Из плана работ для каждого проекта настраиваются:
- Шаблоны задач — типовой набор задач при старте новой кампании (бриф → медиаплан → креативы → запуск → отчёт)
- Подзадачи — декомпозиция крупных блоков до исполнимых единиц
- Регулярные задачи — еженедельные отчёты, мониторинг рекламных кабинетов
Задачи создаются как из карточки сделки/компании в CRM, так и напрямую в проекте. Связь между задачей и клиентом сохраняется в обоих случаях — это важно для последующего учёта трудозатрат в разрезе клиентов.
Учёт трудозатрат и биллинг по часам
Это ключевой блок для агентства, работающего по модели Time & Material или выставляющего клиентам детализированные акты.
Как фиксируются часы
В Битрикс24 каждый исполнитель фиксирует затраченное время прямо в задаче — через таймер или вручную, указывая количество часов и комментарий. Данные попадают в отчёты по задачам и доступны руководителю в реальном времени.
Что важно настроить: - Обязательность заполнения поля «затраченное время» перед закрытием задачи - Привязку задачи к проекту (клиенту) — тогда отчёт по трудозатратам строится в разрезе клиентов автоматически - Разграничение типов работ через теги или пользовательские поля задачи (стратегия, дизайн, таргет, аналитика)
Отчёт по трудозатратам
Стандартные отчёты Битрикс24 позволяют получить данные в разрезе: - исполнителя — сколько часов потратил каждый сотрудник - проекта — сколько часов израсходовано на конкретного клиента за период - типа задачи — какие работы занимают больше всего времени
Если стандартных срезов недостаточно, по нашему опыту, для агентств с детализированным биллингом формируются пользовательские отчёты или настраивается автоматическая выгрузка трудозатрат — например, для передачи данных во внешний биллинговый модуль. В одном из наших проектов клиент использовал отдельную систему учёта часов и потребовалось отдельное техническое задание на проектирование модуля «Биллинг» в Битрикс24 с возможностью автоматической выгрузки отчёта по трудозатратам.
Подробнее о возможностях учёта рабочего времени — в статье «Учёт рабочего времени в Битрикс24».
Шаблоны документов: КП, акты, договоры
Рекламные агентства работают с большим объёмом однотипных документов: коммерческие предложения, акты об оказанных услугах, договоры на медиаразмещение. Ручное заполнение — источник ошибок и потери времени.
В Битрикс24 настраиваются шаблоны документов с автоподстановкой данных из карточки сделки или компании: - Название клиента, реквизиты — из карточки компании - Сумма, период, перечень услуг — из полей сделки - ФИО подписанта — из карточки контакта
Это особенно удобно при выставлении ежемесячных актов: менеджер нажимает одну кнопку, документ формируется автоматически. Подробнее о настройке — в статье «Шаблоны документов в Битрикс24».
Аналитика для руководителя агентства
Дашборд руководителя рекламного агентства решает две задачи: контроль продаж и контроль загрузки команды.
По продажам: - Воронка сделок с суммами на каждой стадии - Конверсия по менеджерам - Источники новых клиентов (UTM-метки из рекламных каналов)
По производству: - Количество активных проектов и задач в работе - Просроченные задачи по исполнителям - Трудозатраты в разрезе клиентов за текущий и прошлый месяц
Отслеживание источников заявок через UTM-метки в Битрикс24 позволяет агентству видеть, какие собственные каналы продвижения приводят клиентов, — и управлять маркетинговым бюджетом на основе данных.
Если стандартных отчётов Битрикс24 недостаточно, по согласованию сторон можно создать пользовательские отчёты с нужными срезами — это отдельный блок работ при внедрении.
Этапы внедрения для агентства
По нашему опыту, внедрение Битрикс24 для рекламного агентства проходит в несколько этапов:
- Аналитика и ТЗ — интервью с командой, описание воронок, согласование структуры проектов и логики учёта часов. Обычно занимает 2–3 недели.
- Настройка CRM — воронки продаж, карточки клиентов, права доступа для аккаунт-менеджеров и производства.
- Настройка задач и проектов — шаблоны задач по типам кампаний, группы по клиентам, настройка учёта трудозатрат.
- Отчёты и дашборды — стандартные срезы плюс пользовательские отчёты при необходимости.
- Обучение команды — групповое онлайн-обучение с записью экрана: работа с CRM, задачами, отчётами, связями между карточками.
- Поддержка после запуска — сопровождение в период тестирования, консультации в мессенджере и короткие созвоны.
Перед стартом рекомендуем пройти аудит текущего состояния портала — это помогает избежать дублирования настроек и сразу определить узкие места.