Почему управление «на ощущениях» обходится дорого
Руководитель, который не смотрит в отчёты регулярно, узнаёт о проблемах постфактум: менеджер месяц не дожимал сделки, рекламный канал сливал бюджет, половина лидов зависла без дел и была забыта. К моменту разбора — деньги уже потеряны.
Битрикс24 хранит данные по каждому действию в CRM: звонки, переписку, движение сделок по стадиям, источники заявок. Задача руководителя — настроить нужные срезы один раз и смотреть в них еженедельно, а не собирать цифры вручную из таблиц Excel.
Ниже — семь отчётов, которые закрывают основные управленческие вопросы в продажах.
Воронка продаж и конверсия по этапам
Воронка — главный инструмент аналитики: она наглядно показывает, на каком этапе и в каком объёме теряются клиенты. В разделе CRM → Аналитика доступны две воронки: по лидам и по сделкам.
Воронка лидов показывает движение входящих заявок по стадиям квалификации. Наведя курсор на столбец, вы увидите процент конверсии, сумму и среднюю длительность этапа. Итоговая конверсия — доля лидов, успешно переведённых в сделки.
Воронка сделок отражает прохождение сделок от первого контакта до закрытия. Видно, где именно застревает воронка — в каком этапе скапливается больше всего сделок без движения.
Дополнительно в отчёте по лидам доступны категории: - Новые — все поступившие за период; - Активные — по которым велась работа (создавались дела); - Забытые — лиды, по которым после создания никто не работал; - Сконвертированные — переведённые в контакты, компании и сделки; - Забракованные — закрытые как некачественные.
Категория «Забытые» — прямой индикатор потерь: это лиды, за которые уже заплачен рекламный бюджет, но менеджер к ним не прикоснулся. Подробнее о том, как выстроить воронку без потерь, читайте в статье про воронку прогрева в Битрикс24.
Эффективность менеджеров: вклад в продажи
Раздел CRM → Аналитика → Оперативная аналитика → Эффективность менеджеров → Вклад в продажи формирует рейтинг сотрудников по сумме закрытых сделок за выбранный период.
Таблица содержит по каждому менеджеру:
| Показатель | Что означает |
|---|---|
| Сделки в работе | Общая сумма активных и закрытых (успешных и неуспешных) сделок |
| Сумма выигранных | Сумма всех успешных сделок за период |
| Средняя выигранная сделка | Средний чек по закрытым сделкам |
| Конверсия | Доля выигранных сделок от всех закрытых |
Оценки конверсии в системе: - Плохо — менее 0%; - Неплохо — от 0% до 10%; - Хорошо — от 10% до 30%; - Отлично — более 30%.
В столбцах «Сделки в работе», «Сумма выигранных» и «Средняя выигранная сделка» отображается динамика относительно аналогичного прошлого периода — сразу видно, растёт менеджер или деградирует.
Этот отчёт позволяет принимать объективные решения по мотивации и перераспределению нагрузки. Если вы настраиваете показатели для отдела продаж, изучите отдельную статью про KPI отдела продаж в Битрикс24.
Источники лидов и эффективность каналов
Круговая диаграмма источников лидов в разделе CRM → Аналитика → Мои отчёты → Лиды показывает, через какие каналы приходят клиенты: звонки, сайт, мессенджеры, почта, социальные сети.
Важно: для корректной аналитики каждому каналу (CRM-форме, телефонному номеру) нужно заранее задать уникальный источник. Без этого все лиды будут падать в одну категорию и разобрать эффективность рекламы не получится.
Дополнительно в аналитике лидов доступна разбивка: - по сотрудникам — кто назначен на лиды, конверсия, количество сконвертированных; - по причинам отказов — позволяет быстро выявить системные проблемы и скорректировать работу; - динамика создания и закрытия лидов за период.
Для сквозной аналитики — от рекламного клика до закрытой сделки — используйте UTM-метки в Битрикс24: они позволяют отследить, какой именно рекламный канал привёл конкретного клиента.
Прогноз выручки
Штатные отчёты Битрикс24 позволяют оценить текущую сумму сделок в работе. Для расширенного прогнозирования в Маркетплейсе Битрикс24 доступно приложение «Прогнозатор продаж»: оно учитывает успешные сделки и оплаченные счета и автоматически строит прогноз поступлений к концу периода. Прогноз обновляется в режиме реального времени по мере изменения данных.
Принцип работы: чем больше исторических данных накоплено в CRM, тем точнее прогноз. Это ещё один аргумент в пользу дисциплинированного ведения сделок: данные, внесённые сегодня, завтра становятся основой управленческих решений.
На схеме ниже показано, как данные из разных источников поступают в CRM-аналитику Битрикс24, а оттуда — в отчёты для руководителя.
flowchart LR
SITE[Сайт / CRM-формы] --> B24[Битрикс24 CRM]
PHONE[Телефония / звонки] --> B24
MSG[Мессенджеры / чаты] --> B24
B24 --> FUNNEL[Воронка лидов и сделок]
B24 --> MANAGERS[Отчёт по менеджерам]
B24 --> SOURCES[Источники лидов]
B24 --> FORECAST[Прогноз выручки]
FUNNEL --> DASH[Дашборд руководителя]
MANAGERS --> DASH
SOURCES --> DASH
FORECAST --> DASH
Отчёт по задачам и контроль сроков
Продажи — это не только сделки, но и задачи: подготовить КП, перезвонить, отправить договор. Если задачи не выполняются вовремя, клиент уходит к конкуренту.
В Битрикс24 доступна стандартная аналитика задач: выполнение по срокам, просроченные задачи, нагрузка по сотрудникам. Для более глубокого анализа — например, нагрузки в разрезе проектов или сложных фильтров — используется BI-конструктор.
По нашему опыту, «неудобство анализа задач» — одна из частых жалоб на начальном этапе внедрения. Решается двумя путями: обучение работе со стандартной аналитикой задач или настройка кастомных дашбордов через BI-конструктор (до 8 графиков и 10 фильтров в одном отчёте согласно типовому плану работ).
BI-конструктор: когда стандартных отчётов недостаточно
Штатные отчёты CRM-аналитики отлично закрывают оперативный контроль. Когда нужна более глубокая аналитика — срезы по пользовательским полям, сравнение периодов, кросс-сущностные отчёты — подключается встроенный BI-конструктор Битрикс24.
BI-конструктор позволяет: - создавать таблицы данных по сделкам, лидам, смарт-процессам; - настраивать визуализацию: столбчатые диаграммы, линейные графики, круговые диаграммы; - задавать фильтры по любым полям карточки CRM, включая пользовательские; - строить отчёты по количеству созданных лидов в разрезе дней, сделок по менеджерам, назначенных встреч.
Типовой объём настройки BI-отчёта в рамках проекта: до 2 таблиц данных, до 8 графиков, до 10 фильтров.
Фильтрация по пользовательским полям — принципиальное преимущество: можно, например, разделить отчёт по заказам с доставкой и без, по типу клиента (VIP, постоянный, первичный) или по категории продукта.
Сводная таблица: что закрывает каждый отчёт
| Отчёт | Вопрос руководителя | Решение |
|---|---|---|
| Воронка лидов | На каком этапе теряем заявки? | Перераспределить нагрузку, исправить скрипты квалификации |
| Воронка сделок | Где сделки «замерзают»? | Ввести регламент по срокам этапов, настроить роботов-напоминания |
| Вклад в продажи | Кто из менеджеров приносит выручку, а кто — нет? | Принять решение по мотивации, обучению или замене |
| Источники лидов | Какой канал приводит качественных клиентов? | Перераспределить рекламный бюджет |
| Прогноз выручки | Выполним ли план в этом месяце? | Скорректировать активность команды до конца периода |
| Отчёт по задачам | Что просрочено и у кого? | Разобрать конкретные случаи на планёрке, исправить процессы |
| BI-дашборд | Как динамика продаж в разрезе продукта/региона/типа клиента? | Стратегические решения по ассортименту и фокусу |
Чек-лист: какие отчёты включить первыми
Если аналитика в Битрикс24 ещё не настроена — начните с этого минимума:
- [ ] Воронка лидов — убедитесь, что категория «Забытые» не растёт;
- [ ] Воронка сделок — найдите этап с наибольшим «провалом» конверсии;
- [ ] Вклад в продажи — сравните конверсию менеджеров за текущий и прошлый период;
- [ ] Источники лидов — проверьте, правильно ли заполнены источники у всех каналов;
- [ ] Отчёт по задачам — посмотрите просроченные задачи за последние 7 дней;
- [ ] Прогноз выручки (приложение) — подключите, если нужен план/факт к концу месяца;
- [ ] BI-дашборд — заказывайте настройку, когда штатных срезов перестаёт хватать.
Перед настройкой аналитики убедитесь, что в CRM нет дублей — иначе данные будут искажены. Подробнее: дублирование лидов в Битрикс24.
Как АС Проект настраивает аналитику
АС Проект — Золотой партнёр Битрикс24, реализовавший более 1 300 проектов. В типовой проект входит: аудит текущих настроек CRM, настройка воронок лидов и сделок с корректными источниками, обучение работе со стандартными отчётами, опциональная настройка BI-дашборда под управленческие задачи конкретного руководителя.
Результат — руководитель видит актуальную картину продаж в одном экране, без ручного сбора данных и Excel-таблиц.
Если хотите понять, сколько времени займёт аудит вашего портала, изучите данные из реальных планов работ.