Что переносится, а что строится заново
Прежде чем браться за настройку, важно разграничить: какие данные мигрируют инструментами, а что придётся выстраивать вручную.
По опыту внедрений, при переносе сотрудников и структуры компании (типовой объём работ — 2–5 часов) выполняется:
- перенос информации по сотрудникам;
- перенос всех отделов (структуры компании);
- выдача паролей для входа в виде Excel-файла.
Что не переносится технически:
| Объект | Ограничение |
|---|---|
| Пароли и коды двухфакторной аутентификации | Массовая выгрузка невозможна |
| Переписки между сотрудниками (чаты) | Не переносятся |
| Данные из «Моего диска» | Не переносятся |
| Личные календари | Не переносятся |
Это важно зафиксировать на берегу: сотрудники получат новые учётные данные, а история личных коммуникаций останется в старой системе.
Права доступа в CRM: что именно переносится
Настройки прав доступа переносятся по каждой сущности CRM отдельно. В типовых планах работ это выглядит так:
- Лиды — настройки прав доступа переносятся (2–4 часа на весь блок лидов);
- Сделки — настройки прав доступа переносятся (2–6 часов);
- Контакты — настройки прав доступа переносятся (2–4 часа);
- Компании — настройки прав доступа переносятся (2–4 часа);
- Смарт-процессы — настройки прав доступа переносятся (2–6 часов), но данные — только вручную, импорт элементов смарт-процессов не поддерживается.
При этом правая часть карточки CRM (дела, комментарии, звонки, письма, встречи, печатные формы по созданным элементам) — не переносится ни для одной из сущностей. Это системное ограничение Битрикс24.
Ролевая модель: как выстраивают матрицу доступа
В Битрикс24 права доступа в CRM строятся через гибкую ролевую модель. Она разграничивает для каждой роли:
- просмотр (чтение) — видит ли сотрудник элемент вообще;
- добавление — может ли создавать новые записи;
- изменение — своих или чужих элементов;
- удаление;
- экспорт и импорт элементов CRM.
На практике матрица доступа строится на основе оргструктуры — с учётом разделения на подразделения (отделы, филиалы, направления). Например, при наличии нескольких территориальных подразделений доступ к лидам, сделкам и контактам каждого филиала ограничивается соответствующим отделом в оргструктуре.
На схеме показан типовой поток настройки прав: оргструктура определяет роли, роли — матрицу доступа по сущностям CRM, матрица применяется к каждому пользователю.
flowchart TD
ORG[Оргструктура компании\nотделы / филиалы] --> ROLES[Роли пользователей\nменеджер / РОП / администратор]
ROLES --> MATRIX[Матрица прав CRM\nлиды / сделки / контакты / компании]
MATRIX --> LEADS[Лиды]
MATRIX --> DEALS[Сделки]
MATRIX --> CONTACTS[Контакты]
MATRIX --> COMPANIES[Компании]
MATRIX --> SMART[Смарт-процессы]
Перенос с AmoCRM: отличия и инструменты
При смене AmoCRM на Битрикс24 используется типовой Мигратор — приложение, которое помогает перенести данные. Перенос выполняется несколько раз: первичный перенос, затем перенос изменений (дельта).
Что переносится Мигратором из AmoCRM:
- настройки полей контактов и компаний;
- карточки контактов и компаний (левая часть);
- настройки прав доступа по контактам и компаниям.
Что адаптируется отдельно — автоматизации. Они не переносятся «один в один», а адаптируются под механику Битрикс24. В типовых проектах это могут быть десятки автоматических задач, правил изменения полей, копирований сделок и сложных сценариев Salesbot. Подробнее об автоматизации читайте в статье «Роботы и триггеры в воронке Битрикс24: 7 полезных автоматизаций».
Перенос пользователей: чек-лист администратора
До начала миграции администратору стоит подготовить следующее:
До переноса: - [ ] Зафиксировать список всех активных пользователей в старой CRM - [ ] Описать текущую структуру ролей (кто что видит и может делать) - [ ] Собрать оргструктуру компании с перечнем отделов и подчинённостью - [ ] Определить, какие роли нужно создать в Битрикс24 (могут не совпадать 1:1) - [ ] Согласовать, каким пользователям нужны права администратора в Б24
После переноса: - [ ] Раздать новые пароли всем сотрудникам (обычно в виде Excel) - [ ] Настроить матрицу прав для каждой роли по сущностям CRM - [ ] Проверить, что менеджеры видят только «свои» записи (если это требование) - [ ] Скрыть неиспользуемые разделы портала, чтобы не захламлять рабочее пространство - [ ] Подключить персональные почтовые ящики сотрудников
Возможность отключить доступ конкретному пользователю (без удаления аккаунта) в Битрикс24 реализована через переключатель «Разрешить доступ» в списке пользователей — это стандартный сценарий вместо удаления.
Типичные сложности при переносе прав
Идентификаторы полей меняются. При переносе шаблонов документов и автоматизаций идентификаторы (ID) полей в новой системе отличаются от исходных. Это ломает старые печатные формы и условия в роботах — их нужно перенастраивать вручную. Подробнее о шаблонах документов — в статье «Шаблоны документов в Битрикс24: автогенерация КП, счётов и договоров».
Смарт-процессы — только ручной перенос данных. Настройки полей и стадий переносятся, но сами элементы (карточки) смарт-процессов не поддерживают импорт — переносятся только вручную. Это нужно учитывать при планировании сроков.
Интеграции требуют переподключения с нуля. При смене системы (тем более при переходе с облака на коробку) все интеграции — телефония, мессенджеры, почты, сайт — переподключаются заново. Доступы к сторонним системам нужно подготовить заранее.
Задачи переносятся с ограничениями. Переносятся поля задачи (название, описание, исполнитель, сроки, чеклист), но не переносятся файлы, комментарии, а также настройки групп (диск группы, лента, календарь группы).
Если вы ещё не проходили аудит текущего портала — начните с него: это позволит выявить лишние роли и «мусорные» права до старта миграции.
Настройка оргструктуры: как это выглядит на практике
Оргструктура в Битрикс24 — основа для работы прав доступа. Именно к ней привязываются роли и видимость данных. При внедрении типовой набор работ включает:
- Перенос всех отделов с сохранением иерархии подчинённости.
- Подключение аккаунтов сотрудников (в рамках стандартного внедрения — до 10 вручную, остальные по инструкции).
- Настройку прав доступа через штатные методы Битрикс24.
- Скрытие неиспользуемых элементов системы — чтобы упростить рабочее пространство и убрать лишнее из интерфейса сотрудников.
Если компания имеет сложную территориальную структуру (несколько филиалов в разных городах), матрица доступа строится с учётом этого деления: каждый филиал видит только свои лиды, сделки, контакты и компании.
После настройки структуры имеет смысл провести обучение сотрудников — в том числе по работе с правами и пользовательскими карточками.