Что было до внедрения
Сеть медицинских центров среднего размера работала без единой системы управления: записи на приём вели в разрозненных таблицах, кадровые документы подписывались на бумаге, а согласование документов с сотрудниками занимало несколько дней только на логистику оригиналов.
Основные проблемы до старта проекта:
- Отсутствие единого журнала записи пациентов — каждый администратор вёл свой файл.
- Расписание врачей не было связано с записями, накапливались задвоения и потери заявок.
- Кадровые документы (трудовые договоры, допсоглашения, приказы) подписывались в бумажном виде — сотрудники на выездных точках получали оригиналы с задержкой до недели.
- Новые сотрудники медицинского профиля требовали сбора расширенного пакета документов, и единого реестра для этого не было.
Задачи проекта
Перед стартом работ были зафиксированы три блока задач:
| Блок | Что нужно было получить |
|---|---|
| Запись пациентов | Единая воронка заявок, расписание с привязкой к конкретному медицинскому центру |
| Кадровый документооборот (КЭДО) | Электронное подписание кадровых документов через Госключ |
| Адаптация персонала | Воронка трудоустройства с автоматическими задачами при переводе кандидата на найм |
На подготовку к КЭДО отведено две недели, на полный цикл внедрения — 30 дней.
Этап 1 — Настройка записи пациентов и расписания
Для учёта заявок на приём использовали воронку в CRM. Под каждый медицинский центр настроили возможность выбора конкретного филиала — список всех МЦ вынесен в отдельное поле карточки, чтобы администратор всегда видел, к какому центру относится заявка.
Карточка пациента включает поля:
- ФИО и контактные данные
- Выбор медицинского центра из списка
- Дата и время приёма (связь с календарём Битрикс24)
- Прикреплённые файлы (направления, результаты анализов)
- Ответственный администратор
Расписание врачей реализовано через календарь Битрикс24: каждый специалист ведёт собственный календарь, администраторы видят занятые слоты и создают заявки без пересечений. Роботы в воронке автоматически ставят задачи администратору при поступлении новой заявки и напоминают о предстоящем визите.
Этап 2 — Подготовка к КЭДО
КЭДО в Битрикс24 требует предварительной подготовки на стороне заказчика — без этого техническую настройку начинать бессмысленно. В рамках проекта выполнены следующие подготовительные шаги:
- Инструктаж по переходу на КЭДО — заказчику переданы список документов и шаблоны, которые организация должна подготовить самостоятельно (Положение о КЭДО, Приказ о введении КЭДО, допсоглашение к трудовому договору).
- Выпуск КЭП для кадрового специалиста — оформлена квалифицированная электронная подпись, настроено АРМ с КриптоПро, оформлена машиночитаемая доверенность на кадрового специалиста.
- Подключение Госключ — согласовано получение API-ключа на портале Госуслуг, подготовлена инструкция для сотрудников по установке приложения Госключ и генерации подписи.
- Согласие сотрудников на КЭДО — для текущих сотрудников без стажа на 31.12.2021 согласие не требуется; для остальных категорий определён порядок подписания (бумажный или смешанный).
Важно: организация должна быть зарегистрирована на Госуслугах, а у подписанта со стороны компании — установлена КриптоПро CSP и доступна электронная подпись.
Этап 3 — Настройка КЭДО в Битрикс24
После подготовительного этапа выполнены технические работы непосредственно в портале:
- Настроен один маршрут согласования кадровых документов.
- Подготовлен один шаблон документа для электронного подписания.
- Проведено обучение сотрудников функционалу подачи кадровых документов на подписание (со стороны работника).
- Проведено обучение кадрового специалиста подписанию со стороны организации.
После подписания документа через ПЭП система автоматически формирует экземпляр с цифровым сертификатом: в нём фиксируются название документа, данные подписантов, ключ проверки подписи, дата и время подписания, QR-код для проверки целостности.
Все настройки выполнены исключительно в рамках базового функционала КЭДО Битрикс24 — без доработок и сторонних решений.
Этап 4 — Воронка трудоустройства для медицинского персонала
Медицинская организация имеет специфику найма: у медработников расширенный пакет обязательных документов. В карточке соискателя настроены отдельные разделы:
Стандартный пакет документов: - Паспорт - Трудовая книжка - СНИЛС, ИНН - Документ об образовании - Документ воинского учёта - Расчётный счёт в банке
Дополнительный пакет для медицинского персонала: - Документы о базовом медицинском образовании и квалификации - Заключение медицинской организации по результатам медосмотра - Справка об отсутствии судимости (для работников с детьми)
При переводе кандидата на этап «Планируем трудоустройство» автоматически открывается окно с полями: юридическое лицо, планируемая дата трудоустройства, ответственные за подготовку ИПР, создание учётных записей. Ответственным сотрудникам автоматически падают задачи с крайним сроком, совпадающим с датой трудоустройства.
Анкеты адаптации настроены на две реперные точки: через одну неделю и через 1,5 месяца после выхода на работу.
Подробнее об организации HR-процессов через Смарт-процессы — в статье об адаптации новых сотрудников в Битрикс24.
Схема процессов после внедрения
На схеме показано, как устроено взаимодействие блоков после завершения проекта: заявки пациентов попадают в CRM-воронку, расписание врачей ведётся в едином календаре, кадровые документы проходят через КЭДО с подписанием через Госключ, а воронка трудоустройства автоматически запускает задачи при найме.
flowchart TD
A[Заявка пациента] --> B[CRM-воронка записи]
B --> C[Календарь врача]
C --> D[Приём состоялся]
E[Новый кандидат] --> F[Воронка трудоустройства]
F --> G{Этап: Планируем трудоустройство}
G --> H[Авто-задачи ответственным]
G --> I[Сбор документов в карточке]
J[Кадровый документ] --> K[Маршрут согласования КЭДО]
K --> L[Подписание через Госключ]
L --> M[Цифровой сертификат]
Что вошло в 30 дней и сколько это стоило
По нашему опыту внедрения в медицинских организациях, типовой проект такого объёма укладывается в следующие рамки:
| Блок работ | Срок | Стоимость (ориентир) |
|---|---|---|
| Настройка КЭДО (базовый пакет: 1 маршрут, 1 шаблон, обучение 2 часа) | 2–3 недели | от 30 000 ₽ |
| Расширенный пакет КЭДО с подготовкой документации и обучением кадрового специалиста | 3 недели | от 60 000 ₽ |
| Воронка записи пациентов + расписание | параллельно | по согласованию |
| Воронка трудоустройства со Смарт-процессом и автозадачами | параллельно | по согласованию |
Все работы выполняются при условии 100% предоплаты и предоставления заказчиком всех необходимых доступов и данных в согласованные сроки.
Обучение по всем блокам проводится в формате видеоконференции с демонстрацией экрана; запись передаётся заказчику.
Что нужно подготовить заказчику до старта
Часть работ по КЭДО и воронке трудоустройства невозможно выполнить без готовности заказчика. Чек-лист:
- [ ] Организация зарегистрирована на Госуслугах
- [ ] Определён перечень документов для перевода в КЭДО
- [ ] Определён перечень сотрудников, переходящих на электронный документооборот
- [ ] Подготовлены или адаптированы шаблоны: Положение о КЭДО, Приказ о введении, допсоглашение к трудовому договору
- [ ] Назначен кадровый специалист — будущий подписант со стороны организации
- [ ] Для кадрового специалиста выпущена УКЭП, настроено АРМ с КриптоПро, оформлена машиночитаемая доверенность
- [ ] Сотрудники пилотной группы установили Госключ и сгенерировали подписи
Разработка форм и документов выполняется силами заказчика — в объём работ интегратора это не входит.
Если вы ещё на этапе оценки проекта, рекомендуем предварительно пройти аудит текущего состояния портала — это помогает точнее оценить объём и избежать неожиданных затрат. Также полезно изучить отраслевую страницу по медицинским организациям с типовым составом задач.