Кейс: медицинский центр настроил запись пациентов и КЭДО на Битрикс24 за 30 дней

Что было до внедрения

Сеть медцентров среднего размера работала без единой системы. Записи на приём — в разрозненных таблицах, кадровые документы подписывались на бумаге, а доставка оригиналов на выездные точки съедала до недели только на логистику.

Конкретные проблемы на старте:

• Единого журнала записи не было — каждый администратор вёл свой файл.
• Расписание врачей не было связано с заявками. Отсюда задвоения и потери.
• Трудовые договоры, допсоглашения, приказы — всё на бумаге. Сотрудники на выездных точках получали оригиналы с задержкой до недели.
• Новые сотрудники медицинского профиля требовали расширенного пакета документов, но единого реестра под это не было — каждый раз собирали заново.

Задачи проекта

До старта зафиксировали три блока задач:

Блок	Что нужно было получить
Запись пациентов	Единая воронка заявок, расписание с привязкой к конкретному медицинскому центру
Кадровый документооборот (КЭДО)	Электронное подписание кадровых документов через Госключ
Адаптация персонала	Воронка трудоустройства с автоматическими задачами при переводе кандидата на найм

На подготовку к КЭДО отвели две недели, на полный цикл внедрения — 30 дней.

Этап 1 — Настройка записи пациентов и расписания

Для учёта заявок на приём использовали воронку в CRM. Под каждый медицинский центр настроили выбор конкретного филиала — список всех МЦ вынесен в отдельное поле карточки, чтобы администратор сразу видел, к какому центру относится заявка.

Карточка пациента включает:

• ФИО и контактные данные
• Выбор медицинского центра из списка
• Дата и время приёма (связь с календарём Битрикс24)
• Прикреплённые файлы — направления, результаты анализов
• Ответственный администратор

Расписание врачей реализовали через календарь Битрикс24: каждый специалист ведёт свой календарь, администраторы видят занятые слоты и создают заявки без пересечений. Роботы в воронке автоматически ставят задачу администратору при поступлении новой заявки и отправляют напоминание о предстоящем визите.

Этап 2 — Подготовка к КЭДО

КЭДО в Битрикс24 требует предварительной работы на стороне заказчика — без этого техническую настройку начинать бессмысленно. Вот что сделали на этом этапе:

1. Инструктаж по переходу на КЭДО — заказчику передали список документов и шаблоны, которые организация готовит сама: Положение о КЭДО, Приказ о введении, допсоглашение к трудовому договору.
2. Выпуск КЭП для кадрового специалиста — оформили квалифицированную электронную подпись, настроили АРМ с КриптоПро, оформили машиночитаемую доверенность на кадрового специалиста.
3. Подключение Госключа — согласовали получение API-ключа на портале Госуслуг, подготовили инструкцию для сотрудников: установка приложения и генерация подписи.
4. Согласие сотрудников на КЭДО — для текущих сотрудников без стажа на 31.12.2021 согласие не требуется. Для остальных категорий определили порядок подписания: бумажный или смешанный.

Организация должна быть зарегистрирована на Госуслугах, а у подписанта со стороны компании — установлена КриптоПро CSP и доступна электронная подпись.

Этап 3 — Настройка КЭДО в Битрикс24

После подготовительного этапа перешли к техническим работам в портале:

• Настроили один маршрут согласования кадровых документов.
• Подготовили один шаблон документа для электронного подписания.
• Провели обучение сотрудников — как подавать кадровые документы на подписание со своей стороны.
• Провели обучение кадрового специалиста — подписание со стороны организации.

После подписания через ПЭП система сама формирует экземпляр с цифровым сертификатом: название документа, данные подписантов, ключ проверки подписи, дата и время, QR-код для проверки целостности.

Все настройки — исключительно базовый функционал КЭДО Битрикс24. Никаких доработок и сторонних решений.

Этап 4 — Воронка трудоустройства для медицинского персонала

У медорганизаций специфика найма: у медработников расширенный обязательный пакет документов. В карточке соискателя настроили отдельные разделы под каждый тип.

Стандартный пакет:

• Паспорт
• Трудовая книжка
• СНИЛС, ИНН
• Документ об образовании
• Документ воинского учёта
• Расчётный счёт в банке

Дополнительный пакет для медицинского персонала:

• Документы о базовом медицинском образовании и квалификации
• Заключение медорганизации по результатам медосмотра
• Справка об отсутствии судимости — для тех, кто работает с детьми

Когда кандидата переводят на этап «Планируем трудоустройство», автоматически открывается окно с полями: юридическое лицо, планируемая дата выхода, ответственные за подготовку ИПР и создание учётных записей. Ответственным тут же падают задачи с крайним сроком, совпадающим с датой трудоустройства.

Анкеты адаптации настроены на две точки: через одну неделю и через 1,5 месяца после выхода на работу.

Подробнее об организации HR-процессов через смарт-процессы — в статье об адаптации новых сотрудников в Битрикс24.

Схема процессов после внедрения

На схеме — как устроено взаимодействие блоков после завершения проекта. Заявки пациентов идут в CRM-воронку, расписание врачей ведётся в едином календаре, кадровые документы проходят через КЭДО с подписанием через Госключ, а воронка трудоустройства сама запускает задачи при найме.

flowchart TD
    A[Заявка пациента] --> B[CRM-воронка записи]
    B --> C[Календарь врача]
    C --> D[Приём состоялся]

    E[Новый кандидат] --> F[Воронка трудоустройства]
    F --> G{Этап: Планируем трудоустройство}
    G --> H[Авто-задачи ответственным]
    G --> I[Сбор документов в карточке]

    J[Кадровый документ] --> K[Маршрут согласования КЭДО]
    K --> L[Подписание через Госключ]
    L --> M[Цифровой сертификат]

Что вошло в 30 дней и сколько это стоило

По нашей практике внедрения в медицинских организациях, типовой проект такого объёма укладывается в следующие рамки:

Блок работ	Срок	Стоимость (ориентир)
Настройка КЭДО (базовый пакет: 1 маршрут, 1 шаблон, обучение 2 часа)	2–3 недели	от 30 000 ₽
Расширенный пакет КЭДО с подготовкой документации и обучением кадрового специалиста	3 недели	от 60 000 ₽
Воронка записи пациентов + расписание	параллельно	по согласованию
Воронка трудоустройства со смарт-процессом и автозадачами	параллельно	по согласованию

Все работы — при 100% предоплате и предоставлении заказчиком доступов и данных в согласованные сроки.

Обучение по всем блокам проходит в формате видеоконференции с демонстрацией экрана. Запись передаётся заказчику.

Что нужно подготовить заказчику до старта

Часть работ по КЭДО и воронке трудоустройства невозможно начать без готовности заказчика. Чек-лист:

• Организация зарегистрирована на Госуслугах
• Определён перечень документов для перевода в КЭДО
• Определён список сотрудников, переходящих на электронный документооборот
• Подготовлены шаблоны: Положение о КЭДО, Приказ о введении, допсоглашение к трудовому договору
• Назначен кадровый специалист — будущий подписант со стороны организации
• Для него выпущена УКЭП, настроено АРМ с КриптоПро, оформлена машиночитаемая доверенность
• Сотрудники пилотной группы установили Госключ и сгенерировали подписи

Разработка форм и документов — на стороне заказчика. В объём работ интегратора это не входит.

Если вы пока на этапе оценки проекта, рекомендуем сначала пройти аудит текущего состояния портала — это помогает точнее определить объём и не нарваться на неожиданные затраты. Полезно также изучить отраслевую страницу по медицинским организациям с типовым составом задач.